Quando entriamo in un’azienda privata la prima domanda è come si usa. In un ente pubblico è un’altra: cosa posso caricare senza commettere un illecito.
È una domanda giusta. Il lavoro di un ente è quasi tutto documentale (atti, concessioni, gare, protocollo, rendicontazione) e quei documenti sono pieni di dati che non possono uscire. Per questo in una PA l’AI passa dalle regole o non passa.
Questa guida mette in fila le regole che contano, il metodo che abbiamo usato con l’Autorità di Sistema Portuale del Mare di Sardegna e cosa hanno costruito i loro funzionari.
Cosa dicono le regole
Due livelli, uno europeo e uno italiano.
L’AI Act. Il regolamento europeo vale anche per gli enti. Dal 2 febbraio 2025 chi usa sistemi AI deve garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale (articolo 4): vuol dire formazione, documentata. Fra le aree ad alto rischio dell’Allegato III ci sono l’accesso ai servizi pubblici essenziali, la migrazione e l’amministrazione della giustizia, con obblighi che si applicano dal 2 dicembre 2027. Come si capisce se un uso ci ricade è nella guida sulla classificazione del rischio.
La legge italiana. La legge 132 del 2025 ha un articolo dedicato alla PA, il 14. Il principio è uno: l’AI ha una funzione strumentale e di supporto all’attività amministrativa. L’autonomia e il potere decisionale restano alla persona, che resta l’unica responsabile dei procedimenti e dei provvedimenti in cui l’AI è stata usata. La stessa norma chiede alle amministrazioni misure tecniche, organizzative e formative per un uso responsabile.
Tradotto in pratica: l’AI può cercare, riassumere, confrontare, preparare una bozza, controllare un elenco. La verifica delle fonti, la motivazione e la firma sono lavoro umano. Chi firma un atto preparato con l’AI ne risponde come se l’avesse scritto da solo.
A queste si aggiungono il GDPR, che in un ente pesa più che altrove perché i dati di cittadini e imprese sono la materia prima. Poi ci sono le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale sull’adozione dell’AI nella PA, che insistono su responsabilità, controllo umano, valutazione d’impatto e formazione.
Il semaforo: prima i documenti, poi lo strumento
Con l’Autorità di Sistema Portuale del Mare di Sardegna, l’ente pubblico che governa i nove porti dell’isola, la prima cosa che abbiamo costruito non è stata un prompt. È stato l’elenco dei documenti che l’ente tratta davvero, ufficio per ufficio, ognuno con un colore: oltre centocinquanta voci, validate con loro riga per riga prima di entrare in aula.
Verde: entra com'è
Atti già pubblicati, normativa, circolari, modelli senza dati dentro. Si caricano senza pensarci. È una parte del lavoro più grande di quanto si creda.
Giallo: prima si maschera
Documenti con nomi, codici fiscali, indirizzi, numeri di protocollo. Sono i documenti di tutti i giorni. Si caricano solo dopo aver sostituito i dati personali con dei segnaposto.
Rosso: resta fuori
Security, dati sanitari, offerte di gara prima dell'aggiudicazione, contenzioso in corso. Non si caricano. Non è una questione di strumenti.
Il colore non si impara a memoria. Si decide con una domanda sola: se questo documento finisse domani sul giornale, cosa farebbe il danno, i dati di qualcuno o quello che c’è scritto? Se il danno sono i dati, il documento è giallo. Se è il contenuto, è rosso.
Senza quell’elenco si insegna l’AI in generale. E l’AI in generale dentro una PA non si può usare.
Il giallo passa da uno strumento, non dalla buona volontà
Il giallo è la fetta più grande ed è quella dove si sbaglia. Chiedere a cento persone di cancellare a mano i codici fiscali da ogni determina non funziona: dopo una settimana qualcuno salta un passaggio.
Per l’ente abbiamo costruito un mascheratore che gira sul computer di chi lo usa, senza rete e senza servizi esterni. Sostituisce ogni dato personale con un segnaposto, il documento mascherato va sull’assistente AI e alla fine un dizionario rimette i valori veri al loro posto. Lo abbiamo adattato al lavoro di un ente: apre i file firmati digitalmente, legge Word ed Excel oltre ai PDF e toglie davvero il testo invece di coprirlo con un rettangolo nero. L’originale firmato resta intatto e continua a fare fede.
Non è un pezzo di intelligenza artificiale. È la condizione perché un ufficio pubblico possa usarla su un documento vero.
Da dove si parte: il metodo
- 01
1
Assessment prima dell'aula
Ogni persona dice dove finisce il suo tempo, attività per attività. Nell'autorità portuale circa un terzo del gruppo dichiarava oltre cinque ore su una sola attività. Quasi metà usava già un assistente tutti i giorni.
- 02
2
Plenaria per tutti
Mezza giornata per portare l'ente allo stesso punto: come funziona un modello, dove finisce quello che si incolla, il semaforo, l'AI Act. Cento persone, una quarantina in sala e gli altri collegati dagli altri porti.
- 03
3
Laboratorio con gli AI Champion
Un gruppo stretto scelto nelle direzioni tecnica, amministrativa e operativa. Ognuno arriva con un proprio processo e se lo porta via funzionante.
- 04
4
Il passo dopo
Un serbatoio unico dove confluiscono documenti e posta, con la ricerca e i cruscotti per la direzione, installato sull'infrastruttura dell'ente.
Due cose dell’assessment valgono per quasi ogni ente. La prima: le stesse attività ripetute in uffici che non si parlano, come adempimenti monitorati ricopiando dati a mano, posta da smistare, documenti standard rifatti cambiando il destinatario, verifiche di copertura contabile. La seconda: una parte del personale è già avanti, spesso con account personali. Una giornata che parte da “cos’è un modello linguistico” la perde subito.
Cosa costruiscono i funzionari
Nelle quattro giornate di laboratorio i 34 AI Champion dell’autorità portuale hanno costruito, sui propri processi:
| Cosa | A cosa serve | Colore tipico dei documenti |
|---|---|---|
| Agenti che cercano i bandi | Trovare i finanziamenti pertinenti senza scorrere i portali a mano | Verde |
| Cruscotti sui propri dati | Leggere a colpo d’occhio lo stato di pratiche e scadenze | Giallo, dopo il mascheratore |
| Il registro degli appalti che si aggiorna da solo | Tenere l’elenco delle procedure senza ricopiarlo | Giallo |
| Skill sui documenti che si rifanno uguali | Lettere, relazioni e atti standard partendo da un modello | Verde o giallo |
Nessuna di queste attività l’abbiamo scelta noi. Erano nella lista uscita dall’assessment, scritta da chi quelle attività le fa. Il Segretario Generale, Alessandro Becce, l’ha detta così: le persone si sono rese conto che questi strumenti possono migliorare la qualità della vita sul posto di lavoro. Il racconto completo è nel caso dell’AdSP del Mare di Sardegna.
Gli errori che vediamo più spesso
Partire dallo strumento. Comprare licenze prima di sapere cosa si può caricare. Le persone non le usano per paura oppure le usano su tutto.
Vietare. Il lavoro va fatto comunque e chi era già avanti continua dal telefono personale. L’ente perde l’unica cosa che gli serviva: sapere cosa sta uscendo. Ne parliamo nella guida sulla shadow AI.
Fare formazione generica. Un corso uguale per tutti non dice al funzionario dell’ufficio gare cosa fare della sua determina. Gli esempi devono venire dai documenti dell’ente.
Lasciare la decisione alla macchina. Anche quando lo strumento scrive una bozza perfetta, la verifica delle fonti e la motivazione restano di chi firma. È la legge. È anche l’unico modo per accorgersi quando lo strumento sbaglia.
Come si sceglie chi accompagna l’ente
Le domande sono le stesse che faremmo a qualsiasi fornitore.
- 01
Parte dai vostri documenti?
Chi propone un programma uguale per tutti gli enti non ha guardato il vostro lavoro. Chiedete se prima dell'aula costruisce l'elenco dei documenti con voi.
- 02
Cosa succede ai dati personali?
Serve una risposta concreta: quale strumento, dove gira, cosa esce dalla macchina. Una raccomandazione a stare attenti non è una risposta.
- 03
Le persone escono con qualcosa di funzionante?
Una skill, un agente, un cruscotto sul proprio processo. Un attestato da solo copre l'obbligo, non cambia il lavoro.
- 04
Chi resta dopo?
Gli AI Champion interni sono quelli che fanno adottare gli strumenti ufficio per ufficio. Il percorso dovrebbe formarli per quel ruolo.
Martes AI fa formazione AI in aula per aziende ed enti e sviluppa le soluzioni che ne escono: oltre 850 figure chiave formate in più di 65 aziende. Come impostiamo i percorsi per le grandi organizzazioni è nella pagina sulla formazione AI enterprise. Cosa chiede l’obbligo di formazione, ente o azienda che sia, è nella guida sulla formazione AI obbligatoria.