Quando chiediamo a un ufficio amministrativo quante ore a settimana vanno in attività ripetitive, i numeri che escono sorprendono sempre la direzione. Non perché qualcuno esageri: è che quel lavoro non compare in nessun processo scritto, quindi nessuno lo ha mai contato.
È anche l’ufficio dove l’automazione va impostata con più attenzione, perché un errore in contabilità non resta in contabilità.
Dove stanno le ore
Sono sempre le stesse cinque, in aziende di ogni dimensione.
I documenti che entrano. Fatture di fornitori, documenti di trasporto, note spese. Arrivano in formati diversi, e per ognuno qualcuno legge e ricopia. I fornitori grandi mandano file strutturati e il gestionale li digerisce. Il tempo lo mangiano i fornitori piccoli, quelli che mandano un PDF fatto a mano che cambia ogni volta.
Le riconciliazioni. Movimenti bancari da accoppiare a documenti, partite aperte da chiudere, differenze da spiegare. Lavoro di confronto, ripetitivo e mentalmente stancante.
I solleciti. Guardare lo scaduto, decidere chi sollecitare, scrivere il messaggio adatto al rapporto che hai con quel cliente.
Le risposte ricorrenti. A colleghi, a fornitori, a clienti: dove sta quella fattura, quando è stato pagato, perché quell’importo è diverso.
I report interni. Gli stessi numeri, ogni mese, presi dagli stessi posti e messi nello stesso formato.
Si automatizza
- Estrazione dati dai documenti in ingresso
- Risposte alle domande ricorrenti
- Prime stesure dei solleciti
- Preparazione dei report ricorrenti
Resta a una persona
- Scritture di chiusura e valutazioni
- Comunicazioni che escono senza rilettura
- Autorizzazione dei pagamenti
Cosa conviene fare per primo
L’estrazione dai documenti in ingresso. È il punto con più ore e il più semplice da impostare. Un modello linguistico legge il PDF, estrae i campi e propone la registrazione, e a differenza dell’OCR tradizionale capisce che quel numero è l’imponibile anche se il fornitore ha cambiato il layout. Proprio per questo funziona bene dove l’OCR falliva, cioè sui fornitori piccoli.
La regola d’impostazione è una sola: all’inizio propone, non registra. La persona conferma, e intanto si misura quanto spesso ha ragione. Dopo qualche settimana di dati reali si decide se alzare l’automatismo, e su quali soglie.
Le risposte ricorrenti. Un assistente collegato ai documenti amministrativi risponde a “dov’è finita la fattura X” citando la fonte. Toglie interruzioni, che è un guadagno che le persone sentono anche più delle ore.
Le prime stesure dei solleciti. Il testo adatto al cliente giusto, con il tono giusto. L’elenco di chi sollecitare lo dà il gestionale, la fatica è scrivere venti messaggi diversi.
Cosa lasciare in mano a una persona
Le scritture di chiusura e le valutazioni. Ratei, risconti, accantonamenti, valutazioni di magazzino. Sono giudizi professionali, non estrazioni di dati.
Tutto ciò che va all’esterno senza rilettura. Una comunicazione a un fornitore, una risposta a un cliente su un importo contestato. La bozza sì, l’invio automatico no.
I pagamenti. Proporre una distinta è una cosa, autorizzare un pagamento è un’altra. Questo confine conviene tenerlo netto anche quando l’accuratezza è alta, perché il costo di un errore non è simmetrico al beneficio della velocità.
L’errore tipico
Partire dal gestionale.
Molti progetti in amministrazione cominciano con l’idea di sostituire o riconfigurare il software contabile, e si impantanano per mesi. La maggior parte del valore invece sta attorno al gestionale: in quello che succede prima che il dato ci entri, e in quello che succede dopo che ne esce. Quella parte si può cambiare senza toccare il sistema, e i risultati si vedono in settimane.
Come si misura
L’amministrazione è l’ufficio dove il ritorno è più facile da dimostrare, perché i volumi sono contabili.
Prendi il numero di documenti che passano in un mese e il tempo medio per documento, misurato prima. Dopo sei-otto settimane rifai la stessa misura. La differenza è il tuo numero, e regge alla riunione con la direzione.
C’è una seconda misura che conviene tenere, meno ovvia: quanti documenti finiscono in eccezione. Se quel numero non scende, l’automazione sta gestendo solo i casi facili, che erano anche i più veloci da fare a mano.
Il metodo completo per impostare la misura sta nella guida su come misurare il ritorno dell’AI, e cosa si può far uscire dall’azienda è nella guida su AI e GDPR.