Formazione AI a 100 persone e 34 AI Champion dell'Autorità di Sistema Portuale del Mare di SardegnaL'ente che governa i nove porti dell'isola
01 · In sintesi
Dal problema al risultato
Il problema
In un ente pubblico la domanda non è come si usa l'AI. È cosa si può caricare senza commettere un illecito. Sotto, il lavoro ripetuto: circa un terzo del gruppo dichiarava oltre cinque ore su una sola attività.
La soluzione
Un assessment prima dell'aula, una plenaria da 100 persone sulle regole e sul metodo, quattro giornate di laboratorio con i 34 AI Champion. In mezzo il mascheratore costruito da noi.
Il risultato
34 AI Champion con il proprio spazio di lavoro e le proprie skill: agenti che cercano i bandi, cruscotti sui loro dati, il registro degli appalti che si aggiorna da solo.
02 · Chi è l'ente
L'Autorità di Sistema Portuale del Mare di Sardegna è l'ente pubblico che governa i nove porti dell'isola, da Cagliari a Olbia, con sede amministrativa a Cagliari.
L'ente in sei numeri
9 porti governati
6,43 milioni di passeggeri nel 2025
679.000 crocieristi
286.000 TEU movimentati, +36%
780 milioni di opere in corso sul sistema portuale
157 milioni di PNRR già rendicontati
Un'autorità portuale non muove soltanto navi. Muove atti: concessioni demaniali, gare, decreti, protocollo, rendicontazione dei fondi europei. Il lavoro delle persone è quasi tutto documentale.
E quei documenti sono pieni di dati che non possono uscire dall'ente. È il motivo per cui in una pubblica amministrazione l'AI passa dalle regole o non passa.
03 · Siamo partiti da cosa non si carica
La prima cosa che abbiamo costruito per loro non è stato un prompt. È stato l'elenco dei documenti che l'ente tratta davvero, ufficio per ufficio, ognuno con un colore: oltre centocinquanta voci, che abbiamo validato con loro riga per riga prima di entrare in aula.
Il semaforo
Verde: entra com’è
Atti già pubblicati, normativa, circolari, modelli senza dati dentro. Si caricano senza pensarci.
Giallo: prima si maschera
Documenti con nomi, codici fiscali, indirizzi, numeri di protocollo. Si caricano solo dopo il mascheratore.
Rosso: resta fuori
Security portuale, dati sanitari, offerte di gara prima dell’aggiudicazione, contenzioso in corso. Non si caricano, e non è una questione di strumenti.
Il colore non si impara a memoria. Si decide con una domanda sola: se questo documento finisse domani sul giornale, cosa farebbe il danno, i dati di qualcuno o quello che c'è scritto?
« Senza quell'elenco si insegna l'AI in generale. E l'AI in generale dentro una PA non si può usare. Con quell'elenco ogni persona sa, prima ancora di aprire il computer, cosa può fare del documento che ha in mano »
Il giallo passa dal mascheratore
Il giallo è la fetta più grande ed è anche quella dove si sbaglia: sono i documenti di tutti i giorni, pieni di nomi e di codici fiscali. Per quelli l'ente usa il mascheratore, lo strumento che abbiamo costruito per loro. Sostituisce ogni dato personale con un segnaposto, il documento mascherato va su Claude e alla fine il dizionario rimette i valori veri al loro posto.
04 · L'assessment, prima di entrare
Come in ogni nostro percorso, prima di entrare abbiamo fatto compilare un assessment a tutto il gruppo: dove finisce il tempo di ognuno, attività per attività, con che frequenza.
Cosa è uscito
Quasi metà del gruppo era già avanti
Usavano un assistente tutti i giorni. Una giornata che parte da "cos'è un modello linguistico" li avrebbe persi subito.
Le stesse attività in uffici che non si parlano
Adempimenti monitorati ricopiando i dati a mano, posta in arrivo da smistare e classificare, documenti standard rifatti cambiando i dati del destinatario, verifiche di copertura contabile, relazioni e lettere tecniche.
05 · La plenaria: 100 persone, mezza giornata
Una quarantina in sala a Cagliari, gli altri in collegamento dagli altri porti. Mezza giornata per portare tutto l'ente allo stesso punto di partenza, cioè trasformare Claude da chat a assistente personale.
Cosa abbiamo mostrato in aula
Come funziona davvero un modello
Perché quello che esce dipende da quello che entra.
I rischi veri e come si evitano
Dove finisce quello che si incolla, più il semaforo verde, giallo e rosso con una domanda sola.
Il trattamento del dato sensibile
Con gli esempi presi dai loro documenti, non da un manuale.
AI Act
Cosa è già in vigore, cosa arriva e cosa tocca a loro.
Le abitudini di chi la usa tutti i giorni
Dettare invece di scrivere, farsi fare le domande, togliere il sì automatico, non trascinare la stessa conversazione all'infinito.
La ricerca approfondita di Claude
Esce a cercare da solo e torna con le fonti.
La skill che intervista prima di produrre
Le domande le fa lui, così i buchi escono prima del risultato invece che dopo.
06 · Quattro giornate di laboratorio con gli AI Champion
Poi abbiamo stretto il gruppo. 16 AI Champion per due giornate e altri 18 per altre due, scelti dentro le direzioni dell'ente: tecnica, amministrativa, operativa.
Non è una classe che guarda. Ognuno arriva con un proprio processo e se lo porta via funzionante.
« La parte strategica più importante è quella del mettere alla prova sul campo quello che viene insegnato in maniera teorica. Una squadra di persone giovani ha affiancato i professionisti, gli ha fatto capire le potenzialità del sistema e ha creato degli esempi applicativi che hanno fatto cogliere l'opportunità. Questo ha fatto la differenza e sta facendo la differenza »
Alessandro Becce, Segretario Generale dell'Autorità di Sistema Portuale del Mare di Sardegna
I quattro passi
Lo spazio di lavoro
Il secondo cervello di ogni persona, al posto di una chat che ogni volta riparte da zero.
Il mascheratore
I documenti gialli si mascherano prima di caricarli, sul computer dell'ente.
Le skill
Una per ogni cosa che si rifà uguale. Prima l'abbiamo fatta insieme, poi è diventata un comando.
Il processo vero
Ognuno lavora sul proprio, con i propri documenti, sul proprio computer.
07 · Il mascheratore, lo abbiamo costruito noi
Non lo abbiamo comprato e non lo abbiamo scritto da zero: lo abbiamo montato mettendo insieme pezzi open source, poi lo abbiamo adattato al lavoro dell'ente e installato sulle loro postazioni.
Cosa c’è dentro
rizzo-pii
Il motore di riconoscimento e il modello italiano da 0,3 miliardi di parametri di Simone Rizzo, licenza MIT. Legge codici fiscali, partite IVA, IBAN e dati catastali, cioè la lingua degli atti italiani, che un modello generico in inglese si lascia passare.
Transformers e PyTorch
Fanno girare il modello sulla CPU del computer di chi lo usa. Niente scheda grafica, niente rete, niente chiave API.
PyMuPDF
Toglie davvero il testo dal PDF invece di coprirlo con un rettangolo nero, quindi il dato non torna fuori con un copia e incolla.
Cosa abbiamo aggiunto per loro
I file firmati .p7m
Un ente lavora su determine firmate digitalmente. L’originale rifiutava la busta di firma e bisognava aprirla a mano con Dike o ArubaSign: adesso il mascheratore la apre da solo e lavora sul documento dentro, PDF o Word che sia.
Word, Excel e PowerPoint
L’originale legge PDF e testo. Il lavoro dell’ente vive dentro i file Office, quindi li abbiamo aperti.
Il riquadro della firma
Nel riquadro di firma di un PDF nome, cognome e data del firmatario restavano estraibili sotto il segnaposto. Adesso spariscono anche da lì.
Il documento non esce dalla macchina e nessun dato passa da un servizio esterno. A lavoro finito il dizionario rimette i valori veri al loro posto, e l’originale firmato resta intatto: quello continua a fare fede.
Non è un pezzo di intelligenza artificiale. È la condizione perché un ufficio pubblico possa usarla su un documento vero.
08 · Cosa hanno costruito
Con le loro mani, sui loro processi
Agenti che cercano i bandi
Cruscotti per leggere i propri dati a colpo d'occhio
Il registro degli appalti dell'ente, che si aggiorna da solo
Skill sui documenti che si rifanno uguali ogni settimana
La scala
100 persone in plenaria, dai nove porti
34 AI Champion in quattro giornate di laboratorio
Nessuna di queste attività è stata scelta da noi. Erano nella lista uscita dall'assessment, scritta dalle persone che quelle attività le fanno.
09 · Come continuiamo
La formazione non chiude il lavoro con l'ente: apre quello vero. Il passo successivo è il Company Brain, il cervello dell'ente: un serbatoio unico dove confluiscono documenti, posta ed estrazioni dai sistemi, con sopra la ricerca, le analisi e i cruscotti per la direzione.
Resta installato e operativo sull'infrastruttura dell'ente, con l'inferenza in Europa, quindi il dato non esce. E gli AI Champion formati in queste giornate sono le persone che lo faranno adottare, ufficio per ufficio.
"Le persone si sono rese conto che questi strumenti possono migliorare la qualità della vita sul posto di lavoro. Più si va avanti e più li usano e più questa sensazione si consolida."
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