Quando entriamo in un’azienda e chiediamo dove si perde più tempo, l’ufficio del personale è quasi sempre fra le prime due risposte. Ed è anche l’ufficio dove l’intelligenza artificiale va usata con più attenzione, perché è l’unico ambito aziendale comune che l’AI Act tratta come ad alto rischio.
Le due cose insieme spaventano, e il risultato è che molte direzioni HR non fanno niente. È un peccato, perché la parte grossa del lavoro ripetitivo di un ufficio del personale sta lontanissima dalla zona regolamentata.
Prima la mappa legale, così poi si ragiona liberi
Tre fasce, e conviene tenerle separate.
Vietato. Il riconoscimento delle emozioni sul posto di lavoro rientra fra le pratiche vietate dell’articolo 5 dell’AI Act, in vigore dal 2 febbraio 2025. Qualunque strumento proponga di valutare lo stato emotivo di un candidato durante un colloquio, o l’umore dei dipendenti, è fuori. Non è una questione di cautela, è un divieto.
Alto rischio. L’Allegato III classifica come ad alto rischio i sistemi usati per la selezione e la gestione del personale: screening automatico delle candidature, sistemi che influenzano promozioni o cessazioni, assegnazione automatica dei compiti. Non sono vietati: chiedono sorveglianza umana effettiva, informazione ai lavoratori, conservazione dei log e valutazione d’impatto. Gli obblighi si applicano dal 2 dicembre 2027, dopo il rinvio introdotto dal Digital Omnibus.
Rischio minimo. Tutto il resto, che come vedrai è la maggior parte del lavoro.
Una precisazione che conta: “sorveglianza umana” non significa che una persona firma alla fine. Significa che una persona può capire come si è arrivati a quel risultato e ha l’autorità di ribaltarlo. Uno strumento che restituisce un punteggio senza spiegazione non diventa conforme perché qualcuno lo approva.
Si fa subito, nessun vincolo
- Le domande ricorrenti dei dipendenti
- Scrivere e adattare gli annunci
- Preparare le tracce dei colloqui
- Sintesi di verbali e normativa
- Prime stesure delle comunicazioni interne
Richiede cautela o è vietato
- Screening automatico dei curriculum (alto rischio)
- Sistemi che influenzano promozioni o cessazioni
- Assegnazione automatica dei compiti
- Riconoscimento delle emozioni: vietato
Cosa conviene fare subito
Sono tutte attività in rischio minimo, e sono quelle che restituiscono ore vere.
Le domande ricorrenti dei dipendenti. Quanti giorni di ferie mi restano, come funziona il rimborso spese, dove trovo il modulo per il congedo. Un assistente collegato ai documenti aziendali risponde con la citazione della fonte, e l’ufficio smette di rispondere venti volte alla stessa cosa. È il caso d’uso con il miglior rapporto fra fatica e ritorno in assoluto.
Gli annunci di lavoro. Riscrivere per chiarezza, adattare a canali diversi, controllare il linguaggio. Lavoro che prende ore e che si comprime in minuti.
La preparazione dei colloqui. Tracce di domande costruite sul profilo e sulla posizione, con i punti da approfondire. L’AI non valuta nessuno: prepara chi valuta.
Le sintesi. Verbali di riunione, documentazione contrattuale, normativa che cambia. Leggere trenta pagine per estrarne cinque righe è esattamente il lavoro che conviene delegare.
Le prime stesure delle comunicazioni interne. Una circolare, una comunicazione di cambio procedura, la spiegazione di una novità in busta paga. La prima versione la scrive lo strumento, la testa la mette la persona.
Cosa richiede cautela
Lo screening dei curriculum. È la richiesta numero uno e sta in alto rischio. Si può fare, ma va impostato sapendo cosa comporta: informare candidati e rappresentanze, conservare i log delle decisioni, tenere una sorveglianza umana reale, documentare come il sistema è stato validato.
Ma soprattutto c’è una domanda da farsi prima: stai automatizzando la selezione o la ricerca? Se l’obiettivo è trovare in trecento candidature quelle che dichiarano un requisito oggettivo, spesso quello è un filtro e non una valutazione. Se invece il sistema ordina i candidati per idoneità, stai valutando persone, e la fascia è quella.
Tutto ciò che influenza carriere e valutazioni. Sistemi che suggeriscono promozioni, che assegnano punteggi di performance, che indicano chi far crescere. Stessa fascia, stesse cautele.
Nei deck che scriviamo per i clienti l’obbligo non viene enunciato come norma, ma consegnato come una riga di policy che l’azienda si scrive da sola: le proposte del sistema restano soggette alla verifica dei responsabili e non vengono usate per formulare giudizi sulle prestazioni individuali. Detta così diventa la loro regola, e la seguono.
L’errore che vediamo più spesso
Partire dal caso più difficile.
L’ufficio HR arriva con “vogliamo automatizzare lo screening”, che è la cosa più esposta e quella che richiede più lavoro di impianto. Nel frattempo continua a rispondere a mano alle stesse quaranta domande sui permessi, che nessuna norma tocca.
Il percorso sano è l’inverso: si parte da quello che non ha vincoli, si costruisce dimestichezza e si misurano le ore recuperate. Quando arriva il momento dello screening, l’ufficio sa già cosa sanno fare questi strumenti e dove sbagliano, e imposta i controlli con cognizione invece che per adempimento.
Il pezzo che riguarda le persone, non i processi
C’è un motivo in più per cui l’ufficio del personale dovrebbe essere fra i primi a essere formato, e non ha a che fare con la sua efficienza.
È l’ufficio a cui arriveranno le domande degli altri: si può usare ChatGPT con i dati dei colleghi, cosa si può incollare, chi autorizza. Se HR non ha una posizione, quella posizione se la costruiscono le persone da sole, e di solito se la costruiscono con un account personale.
Le regole generali stanno nella guida su cosa deve fare una PMI con l’AI Act, e l’obbligo di formazione che riguarda anche questo ufficio è qui.