La maggior parte delle aziende sceglie il consulente AI come sceglie un fornitore qualsiasi: due o tre presentazioni, un preventivo, una sensazione. Con l’AI questo metodo funziona peggio del solito, perché le presentazioni si somigliano tutte e i preventivi parlano di cose diverse.
Quello che segue è il percorso che consigliamo a chi ci chiede come valutare noi e gli altri. Vale per qualsiasi fornitore.
Passo 1. Scrivi una pagina prima di chiamare qualcuno
Una pagina, non un capitolato. Dentro ci vanno quattro cose.
Il processo. Quale attività vuoi cambiare, chi la fa oggi, quante volte a settimana. “Vogliamo usare l’AI” non è un processo. “Le richieste di offerta che arrivano per email e che due persone trasformano in preventivi” lo è.
I sistemi. Dove stanno i dati: posta, gestionale, CRM, cartelle condivise, fogli di calcolo.
Il risultato atteso. Ore tolte, errori in meno, tempi di risposta più brevi. Anche a spanne. Ma scritto.
I vincoli. Dati che non possono uscire, persone che non possono essere coinvolte, scadenze.
La pagina serve a te prima che ai fornitori. Se non riesci a scriverla, il primo lavoro da comprare non è uno sviluppo: è una ricognizione sul lavoro del team. In quel caso parti dalla guida sull’AI adoption per le aziende.
Passo 2. Senti tre fornitori di tipo diverso
Sotto “consulenza AI” lavorano mestieri diversi: grandi società di consulenza, system integrator, scuole di management e osservatori, consulenti indipendenti, produttori di software, società che formano e poi costruiscono. Le categorie sono descritte nella mappa delle aziende di consulenza AI in Italia.
Sentirne tre dello stesso tipo dà tre risposte simili. Sentirne tre di tipo diverso mostra subito quale approccio serve al tuo problema. Se la domanda è un piano per un gruppo con molte società, vince un tipo. Se è un processo di un ufficio che deve girare entro due mesi, ne vince un altro.
Passo 3. Le stesse domande a tutti
Il primo incontro serve a fare domande, non ad ascoltare una presentazione. Queste cinque bastano.
- 01
Cosa avete in produzione da almeno sei mesi
Non prototipi, non demo. Uno strumento che un cliente usa ogni giorno, con il nome del cliente se è pubblico.
- 02
Cosa si è rotto nel frattempo
Chi ha fatto progetti veri ha una risposta precisa. Chi ha fatto solo presentazioni non ce l'ha.
- 03
Come misurate il punto di partenza
Prima di proporre, quante ore vanno oggi in quel processo. Senza questa misura alla fine nessuno potrà dire se è servito.
- 04
Chi forma le persone che lo useranno
Uno strumento che il team non sa usare resta una licenza pagata.
- 05
Cosa resta a noi se il rapporto finisce
Dove gira lo strumento, chi ha gli accessi, cosa si esporta.
Ascolta anche le domande che fanno loro. Un fornitore che chiede chi esegue il processo, quali sono le eccezioni e dove stanno i dati sta già lavorando. Uno che dopo dieci minuti ha la soluzione pronta sta vendendo quella dell’azienda precedente.
Passo 4. Metti le risposte in una tabella
Le presentazioni restano in testa per come erano fatte. Una tabella costringe a confrontare le stesse cose.
| Criterio | Cosa guardare | Segnale buono | Segnale da approfondire |
|---|---|---|---|
| Esperienza | Strumenti in produzione da almeno sei mesi | Casi pubblici con nome del cliente | Solo demo e loghi |
| Metodo | Come capiscono il processo | Parlano con chi lo esegue | Propongono prima di guardare |
| Misura | Punto di partenza e ritorno | Ore e costi scritti prima di cominciare | “Lo vedremo dopo” |
| Persone | Formazione di chi userà lo strumento | Inclusa e sul lavoro vero | Assente o a parte senza dirlo |
| Dopo la consegna | Manutenzione, aggiornamenti | Formula e responsabile chiari | Nessuna voce nel preventivo |
| Uscita | Cosa resta all’azienda | Scritto nel contratto | Da chiarire più avanti |
Una colonna per fornitore. Dopo il terzo incontro la scelta di solito si vede da sola.
Passo 5. Una prova breve, poi il contratto
Prima del progetto grande, paga una prova piccola al fornitore che ti ha convinto di più. Due settimane su un processo vero, con i tuoi dati, con le persone che lo useranno. Alla fine della prova devi avere uno strumento che lavora su casi reali oppure la prova che non funziona. Tutte e due le risposte valgono i soldi spesi.
È il modo in cui lavoriamo anche noi di Martes AI. Per lo sviluppo AI in azienda partiamo da una fase esplorativa di dieci-quattordici giorni con un prototipo che lavora su casi veri. Serve a togliere il rischio al progetto e a passare da una stima vaga a un preventivo preciso. Poi lo sviluppo continua con un team di ingegneri a pacchetti di ore mensili. Abbiamo oltre 75 soluzioni AI in produzione per più di 65 clienti.
Nel contratto, oltre a prezzo e tempi, scrivi tre cose:
Cosa comprende la manutenzione. Aggiornamenti dei modelli, modifiche dei software collegati, cambi di processo: sono tre voci diverse e vanno nominate una per una.
Dove gira lo strumento e chi ha gli accessi. Sulla tua infrastruttura, su quella del fornitore, su un servizio terzo. Ognuna va bene se è scritta.
Cosa succede se il rapporto finisce. Tempi di passaggio, dati e contenuti esportabili, documentazione.
Gli errori che vediamo più spesso
Scegliere sulla presentazione. Vince chi presenta meglio, non chi ha capito meglio il processo.
Partire dal progetto più strategico. Il primo progetto deve riuscire, non impressionare. Un processo che si ripete ogni giorno e dove l’errore si vede subito insegna di più di un progetto ambizioso che si ferma a metà.
Dimenticare le persone. Lo strumento migliore usato da nessuno non rende. Chi forma il team va scelto insieme a chi costruisce lo strumento, anche quando non è lo stesso fornitore.
Confrontare i totali. Due preventivi si confrontano solo dopo averli riportati alle stesse voci. Come si fa è spiegato nella guida su quanto costa una consulenza AI.
Da dove partire domani
Scrivi la pagina del passo 1. Se ci riesci in mezz’ora, sei pronto per sentire i fornitori. Se non ci riesci, il primo passo è capire dove finisce il tempo del team. Se il processo che hai in mente è un agente, la guida su quale agente AI serve alla tua azienda aiuta a scriverla.