Le liste dei migliori strumenti AI che si trovano online mettono in fila trenta nomi, ognuno con un prezzo e una riga di descrizione. Sono utili per sapere cosa esiste. Non aiutano a decidere, perché mettono sullo stesso piano un assistente che usano tutti e un software che serve a un solo reparto.
Martes AI fa formazione AI in sede per aziende italiane e sviluppa soluzioni su misura: oltre 850 figure chiave formate in più di 100 aziende, più di 75 soluzioni AI in produzione per oltre 100 clienti. Non rivendiamo licenze dei produttori che nominiamo qui. Nella formazione lavoriamo su Claude, quindi leggete con quel filtro le righe che lo riguardano.
Le sei famiglie a confronto
| Famiglia | Esempi | Cosa fa | Chi la usa | Dati aziendali | Quando conviene |
|---|---|---|---|---|---|
| Assistenti generalisti | ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot | Scrive, legge, riassume, analizza su richiesta | Ogni persona, sul proprio lavoro | Solo sui piani aziendali, con regole scritte | Sempre: è il punto di partenza |
| Ricerca con le fonti | Perplexity, NotebookLM di Google, le modalità di ricerca approfondita degli assistenti | Risponde citando le pagine o i documenti da cui prende | Chi prepara analisi, offerte, relazioni | Dipende dal piano e da cosa si carica | Quando la risposta va verificata riga per riga |
| Agenti per compiti interi | Claude Cowork, Claude Code, gli agenti di Copilot Studio | Apre file, usa applicazioni collegate, consegna un lavoro finito | Chi ha attività ripetute in più passaggi | Su quello che l’amministratore autorizza | Quando l’assistente è già entrato nelle abitudini |
| AI dentro i software già in uso | Funzioni AI di CRM, help desk, gestionali, suite per ufficio | Lavora sui dati del software che la contiene | Gli utenti di quel software | Restano nel software, con le sue regole | Quando il lavoro sta quasi tutto lì dentro |
| Immagini e presentazioni | Generatori di immagini integrati negli assistenti, strumenti per slide | Bozze visive, impaginazione, varianti | Marketing, commerciale, direzione | Spesso fuori dai piani aziendali principali | Per bozze, quasi mai per il documento finale |
| Soluzioni su misura | Agenti costruiti su un processo, cervello aziendale | Fa un processo preciso sui sistemi dell’azienda | Lavora sui sistemi senza che nessuno lo apra oppure lo interrogano tutti | Restano dove si decide in progetto | Quando un processo ha un numero attaccato |
Un’avvertenza vale per tutta la tabella. Le funzioni di questi strumenti cambiano ogni poche settimane. Prima di firmare verificate sulla documentazione ufficiale le funzioni che vi servono davvero, non quelle della scheda di un confronto.
1. Assistenti generalisti
Sono gli strumenti che usa tutta l’azienda: si apre una conversazione, si chiede, si corregge. ChatGPT, Claude e Gemini sono applicazioni a sé con connettori verso posta e file. Microsoft Copilot vive dentro Word, Excel, Outlook e Teams e lavora sui contenuti di Microsoft 365 che la persona vede già.
La scelta fra loro dipende da dove passa la giornata il team più che dalla qualità delle risposte, che sui compiti d’ufficio di tutti i giorni vediamo vicina. I confronti uno a uno sono nelle guide su ChatGPT o Claude, ChatGPT o Gemini, Claude o Gemini e Microsoft Copilot o Claude.
Il punto che non cambia: OpenAI, Google e Anthropic dichiarano di non addestrare i modelli sui dati dei loro piani aziendali. Sugli account personali gratuiti le regole sono diverse. Un assistente comprato per tutti costa meno di dieci account personali che nessuno governa.
2. Ricerca con le fonti
Servono quando la risposta deve essere verificabile. Perplexity cerca sul web e cita le pagine da cui prende le risposte. NotebookLM di Google lavora solo sui documenti che gli si caricano e risponde citandoli. Anche gli assistenti generalisti hanno modalità di ricerca approfondita che lavorano su un compito intero e restituiscono un rapporto con le fonti.
In aula vediamo che questa famiglia si sovrappone molto alla prima. Prima di comprare uno strumento di ricerca a parte, provate la modalità di ricerca dell’assistente che avete già sullo stesso compito.
3. Agenti per compiti interi
Qui lo strumento non risponde a una domanda: porta a termine un lavoro. Claude Cowork apre i file autorizzati, usa le applicazioni collegate e consegna un documento finito. Claude Code lavora sul computer, legge e modifica file e costruisce procedure, chiedendo il permesso prima di ogni modifica. In Microsoft gli agenti si costruiscono con Copilot Studio. Per chi scrive codice le alternative sono di più e si confrontano nella guida sulle migliori AI per programmare in azienda.
Sono gli strumenti con il ritorno più alto e con il rischio più alto. L’amministratore deve decidere quali cartelle, quali connettori e chi approva le scritture prima di accenderli per tutti. Cosa sia un agente e cosa lo distingua da un’automazione è nella guida su cosa sono gli agenti AI.
4. AI dentro i software che usate già
Quasi ogni CRM, help desk, gestionale e suite per ufficio ha aggiunto funzioni AI: riassunti delle pratiche, bozze di risposta, previsioni sui dati. Il vantaggio è che lavorano dove stanno già i dati, con i permessi che esistono già.
Il limite è che vedono solo quel software. Se il lavoro di una persona attraversa la posta, il gestionale e tre cartelle condivise, la funzione AI del CRM ne copre un pezzo. Vale la pena attivarla quando un reparto passa quasi tutta la giornata dentro un solo programma.
Lo stesso vale per i dati: l’AI dentro un cruscotto aziendale vede solo quello che c’è nel suo modello. Come si sceglie fra le famiglie quando il lavoro è analizzare numeri è nella guida sulle migliori AI per l’analisi dei dati aziendali.
5. Immagini e presentazioni
Generatori di immagini, strumenti che impaginano slide, varianti di un visual. Utili per le bozze e per le idee. Nel documento che va al cliente servono quasi sempre i dati veri dell’azienda e una persona che controlla: il ragionamento su offerte e report è nella guida sull’AI per presentazioni aziendali.
6. Soluzioni su misura
Quando un processo preciso pesa abbastanza, si costruisce uno strumento solo per quello: un agente che legge le richieste di offerta e prepara il preventivo, un cervello aziendale che risponde sui documenti e sui dati dell’azienda. Per Kerberos Energy abbiamo costruito Kerby, l’agente che gestisce 800 preventivi l’anno. Non è uno strumento da scegliere a catalogo: si progetta su quel processo. Quando conviene e quanto costa è nella guida su quanto costa un agente AI su misura.
La cassetta minima da cui partire
- 01
Un assistente generalista per tutti
Sul piano aziendale, scelto guardando dove lavora il team. Uno solo: due assistenti vogliono dire due serie di regole, due console da amministrare e due percorsi di formazione.
- 02
Una pagina di regole
Quali strumenti sono approvati, cosa si carica e cosa no, chi decide le eccezioni. Senza questa pagina ogni strumento in più apre una porta che nessuno controlla.
- 03
La formazione sui compiti veri
Le persone imparano a descrivere un compito e a controllare il risultato sulle proprie attività. È il passaggio che decide se l'assistente viene usato o resta una chat aperta in una finestra.
- 04
Il secondo strumento quando serve
Arriva quando un reparto ha un bisogno che l'assistente non copre: un agente su un processo, la funzione AI del software in cui vive, uno strumento di ricerca. Non prima.
Come si sceglie dentro una famiglia
Le domande sono le stesse per ogni famiglia e per ogni fornitore.
Dove passa la giornata il team? Contate le ore nei programmi, non le funzioni sulla scheda. Uno strumento che lavora dove le persone stanno già toglie un passaggio a ogni compito.
Quali file deve leggere? Fate l’elenco dei documenti che lo strumento dovrebbe consultare per essere utile e guardate se ci arriva con i permessi giusti.
Chi lo amministra? Utenti, connettori, regole. Spesso la risposta dell’IT sposta la scelta più di qualsiasi confronto.
Cosa succede ai dati? Piano aziendale o personale, dove vengono conservati, se addestrano i modelli. Chiedetelo per iscritto. Le regole su cosa può entrare in uno strumento sono nella guida su intelligenza artificiale e GDPR.
Come si prova? Due settimane, cinque compiti ripetitivi di due o tre reparti, persone diverse con i due candidati migliori sui piani aziendali. Si misurano il tempo, le correzioni e quanto è facile rifare lo stesso compito la volta dopo.
Quello che decide se lo strumento rende
Nelle aziende in cui entriamo la differenza fra uno strumento che lavora e uno che resta lì non la fa quasi mai lo strumento. La fanno tre cose: le persone sanno descrivere un compito, lo strumento arriva ai documenti giusti, qualcuno ha deciso le regole. Per questo la nostra formazione AI aziendale parte da un assessment su dove finisce il tempo di ognuno e lavora sui compiti veri del team.
Con i 16 manager di Farvima Medicinali un assistente lo usavano già tutti. In due giornate in sede ognuno ha costruito almeno tre procedure sul proprio lavoro, dal controllo di gestione al recupero crediti. Lo strumento era lo stesso di prima. Mancava il metodo.