È la domanda che riceviamo più spesso subito dopo “si può fare”, e la risposta è frustrante quanto onesta: lo stesso agente può valere poche migliaia di euro o dieci volte tanto, a seconda di dettagli che dalla descrizione iniziale non si vedono.
Questa guida serve a capire quali sono quei dettagli, così quando arrivano due preventivi molto diversi sai cosa stai confrontando.
Cosa stai comprando davvero
Il costo di un agente non è il codice. In un progetto tipico il lavoro si distribuisce più o meno così.
Capire il processo. Come funziona davvero, non come è scritto nella procedura. Chi fa cosa, quali sono le eccezioni, cosa succede quando arriva il caso strano. È la parte che le aziende considerano gratis e che di solito prende più tempo di tutte.
Collegare i sistemi. Posta e file condivisi sono rapidi. Gestionale, CRM e software verticali dipendono da cosa espongono: se c’è un’API documentata è lavoro ordinario, se non c’è servono strade alternative che costano.
Costruire. La parte che tutti immaginano quando pensano al prezzo, ed è spesso la più breve.
Collaudare con chi lo userà. Non con chi lo ha commissionato: con chi lo aprirà ogni mattina. È il passaggio che separa gli agenti che vengono usati da quelli che restano lì.
Tenerlo vivo. Modelli che cambiano, API che si aggiornano, processi che si modificano. È una voce ricorrente e va prevista.
Le tre fasce, per ordine di grandezza
Non sono listini, sono fasce per orientarsi.
Automazione singola su sistemi che parlano. Un compito, ingresso e uscita definiti, sistemi con API pronte: leggi la mail, apri il ticket. Qualche migliaio di euro, settimane di lavoro.
Agente su processo reale con integrazioni. Più fonti, casi limite veri, un gestionale di mezzo, collaudo con gli utenti. Qui la forbice si allarga parecchio e dipende quasi tutto da quanti rami deve gestire.
Sistema che decide percorsi o tocca più funzioni. Ogni decisione possibile è un ramo da collaudare, e il costo cresce più che proporzionalmente. È anche la fascia dove più spesso conviene fermarsi e chiedersi se servono davvero tre automazioni semplici al posto di una complessa.
I cinque fattori che spostano il prezzo
Quanti rami ha il processo. Un flusso con tre eccezioni costa una frazione di uno con quindici. È il fattore numero uno e si scopre solo guardando il lavoro vero.
Cosa espongono i tuoi software. Un gestionale con API documentate è un conto. Uno chiuso, o con un’installazione personalizzata di dieci anni fa, è un altro.
Quanto è alto il costo di un errore. Se l’agente prepara una bozza che una persona controlla, i controlli sono leggeri. Se scrive direttamente su un sistema contabile, servono validazioni, tracciamento e modi per tornare indietro. Cambia il preventivo, e giustamente.
Chi tiene le chiavi. Se i permessi li ottieni tu in due giorni è un conto. Se ogni accesso passa da un fornitore IT esterno, il calendario si allunga e il calendario è costo.
Cosa succede dopo la consegna. Un preventivo senza la voce manutenzione non è più economico: è incompleto, e la differenza la pagherai la prima volta che qualcosa cambia.
Il costo che quasi nessuno mette nel conto
Il tempo delle tue persone. Un agente ha bisogno di qualcuno in azienda che risponda alle domande, provi le versioni intermedie e dica cosa non va. Sono ore vere, tipicamente della persona più occupata dell’ufficio, perché è quella che conosce il processo.
Se nel piano non c’è, il progetto rallenta e nessuno capisce perché.
Come leggere due preventivi diversi
Quattro domande, le stesse a entrambi.
Cosa avete capito del nostro processo? Chi ha guardato risponde con dettagli tuoi, chi non ha guardato risponde con la sua metodologia.
Quali casi limite avete previsto? Se la risposta è “li vediamo strada facendo”, il prezzo che stai leggendo non è il prezzo finale.
Cosa comprende la manutenzione e cosa no? Aggiornamenti dei modelli, modifiche alle API, cambi di processo. Tre voci diverse.
Se ci lasciamo, cosa resta a noi? Dove gira, di chi è il codice, se i contenuti sono esportabili. Sono cose da chiarire prima, non quando serve.
La domanda da farsi prima di tutte
Il conto va fatto all’inizio, non alla consegna: ore che l’agente toglie ogni settimana, per il costo orario, per le settimane lavorative. Se non torna con numeri prudenti, non tornerà nemmeno dopo.
E se il processo che vuoi automatizzare lo fanno uguale anche tutti gli altri, guarda prima se esiste un prodotto già pronto. Su misura conviene quando il processo è il modo particolare in cui lavori tu, che è anche il motivo per cui nessun prodotto standard lo copre.
I quattro livelli di agente e dove si bloccano i progetti stanno nella guida su quale agente AI serve alla tua azienda. Come si misura se ha funzionato è qui.
Per una piccola azienda il conto è diverso: la pagina sugli agenti AI per PMI mostra due agenti che si leggono in bilancio.