Chi cerca un’AI per fare presentazioni trova quasi solo pagine di produttori di software e tutorial per studenti. Sono utili per la tesi o per il discorso a un evento. In azienda le presentazioni sono altre: l’offerta per un cliente, il report mensile per la direzione, la presentazione dei risultati al consiglio.
Martes AI fa formazione sull’intelligenza artificiale e sviluppa soluzioni AI per le aziende italiane. Negli assessment che facciamo compilare prima dei corsi, report e presentazioni ricorrenti escono spesso fra le attività ripetitive. Questa guida parla di quelle presentazioni lì.
Dove si perde il tempo, davvero
Prima di scegliere uno strumento conviene guardare dove va il tempo. Quasi mai va nella grafica. Va nel raccogliere i dati da più sistemi, metterli in un formato leggibile e scrivere i commenti.
Lo abbiamo visto con il management di Truck Italia. Nell’assessment fatto prima della formazione, la larga maggioranza del gruppo ha indicato report, dashboard e KPI compilati a mano da più sistemi: circa 47 ore a settimana sommate su tutto il management. Una parte di quelle ore finisce in slide. Un generatore di presentazioni che rende le slide più belle non tocca quasi niente di quel tempo.
Le tre famiglie di strumenti
| Famiglia | Cosa fa bene | Dove si ferma | Quando sceglierla |
|---|---|---|---|
| Generatori di slide dedicati | Una presentazione completa da un testo, con grafica pronta | Modello grafico aziendale, dati interni, servizi spesso pensati per singoli | Presentazioni occasionali, eventi, materiale senza dati riservati |
| Assistente integrato nel programma di presentazioni | Lavora dentro il file e il modello che usate già | Raccogliere dati da altri sistemi | Aziende che vivono in Microsoft 365 o in Google Workspace |
| Assistente generalista che produce il file | Legge estrazioni, fogli e documenti, scrive scaletta e testi, prepara il file | Va istruito sul modello grafico, una volta sola | Offerte e report ricorrenti, costruiti sui dati dell’azienda |
Il generatore dedicato è quello che si vede nei video. Sui compiti ricorrenti di un’azienda, in aula, vediamo rendere di più le altre due famiglie, perché il problema da risolvere sono i dati e non l’impaginazione. Su quale assistente generalista scegliere ci sono le guide su ChatGPT o Claude e su ChatGPT o Gemini per aziende. Chi usa già Claude ha anche Claude Design, che applica da solo il modello grafico dell’azienda: come si introduce è nella guida su Claude Design in azienda.
Il flusso che funziona per offerte e report
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Passo 1
Dati puliti
Un'estrazione del gestionale o un foglio di calcolo con i numeri del periodo. Se i dati arrivano da tre sistemi, si uniscono prima, non dentro la presentazione.
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Passo 2
Scaletta
L'assistente propone la struttura: cosa deve capire chi guarda, in che ordine, con quali numeri. Si corregge la scaletta, non le slide.
- 03
Passo 3
Bozza nel modello
Testi e grafici dentro il modello aziendale. Qui l'AI fa risparmiare più tempo: commenti, titoli, sintesi.
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Passo 4
Controllo dei numeri
Ogni cifra si confronta con la fonte. È il passo che non si salta, mai.
Il quarto passo è il motivo per cui un report fatto con l’AI può essere peggio di uno fatto a mano. Un assistente che non trova un dato tende a riempire il vuoto con un numero plausibile. Su un’offerta commerciale un prezzo sbagliato non è un dettaglio.
Per i report che si ripetono ogni mese il guadagno vero arriva dalla seconda volta. Si salva una procedura con il modello, la struttura e le regole sui commenti. Il mese dopo si carica solo l’estrazione nuova.
Offerte commerciali: cosa delegare e cosa no
Si delega bene
- La struttura dell'offerta a partire dalla richiesta del cliente
- Il riassunto delle esigenze emerse in call
- I testi delle slide su servizi e metodo
- L'adattamento di un'offerta vecchia a un settore diverso
Resta alle persone
- Prezzi e condizioni, presi dal listino e controllati
- Le promesse su tempi e risultati
- I nomi di clienti citati come referenze
- La revisione finale prima dell'invio
Un’offerta scritta dall’AI si riconosce quando è generica. Il rimedio è darle le cose specifiche: gli appunti della call, le domande del cliente, due offerte vecchie fatte bene. Il commerciale che lo fa ottiene una bozza su cui lavorare. Più idee per il reparto vendite sono nella guida sull’AI per il commerciale.
Gli errori che vediamo più spesso
Partire dallo strumento. Si prova il generatore di slide visto in un video, esce una presentazione bella e inutilizzabile perché non ha i dati veri. Dopo due tentativi lo strumento viene abbandonato.
Chiedere tutto in una richiesta sola. “Fammi il report di settembre” non basta. L’assistente non sa quali numeri contano per la direzione né che tono usare. Un compito descritto bene dice chi leggerà, cosa deve decidere, quali dati usare e come deve essere il risultato.
Non salvare la procedura. Chi rifà ogni mese la stessa richiesta da capo perde quasi tutto il vantaggio. La procedura salvata con modello, struttura e regole è quello che trasforma una prova in un’abitudine.
Fidarsi dei grafici. Un grafico generato dall’AI può avere gli assi giusti e i valori sbagliati. Si controlla come i numeri nel testo.
Cosa non caricare
Molti generatori di presentazioni sono servizi online pensati per singoli, con account personali. Caricare lì listini, margini o dati di clienti è shadow AI, anche quando la presentazione esce bene.
Verde: si usa liberamente
Testi sui servizi già pubblici, presentazioni aziendali generiche, materiale per eventi, dati già pubblicati nel bilancio.
Giallo: solo con lo strumento aziendale
Report interni con dati di vendita, offerte con nomi dei clienti, dati del personale aggregati. Si usano su un piano aziendale approvato, dove i dati non addestrano i modelli.
Rosso: non esce
Margini e listini riservati su strumenti non approvati, dati personali di clienti o dipendenti, documenti sotto riservatezza contrattuale.
Le regole generali su cosa può entrare in un assistente sono nella guida su intelligenza artificiale e GDPR.
Da dove partire
Scegliete una presentazione che il team rifà ogni mese, di solito il report per la direzione. Misurate quanto tempo prende oggi, dalla raccolta dei dati all’invio. Poi rifatela con il flusso in quattro passi e misurate di nuovo.
Nella nostra formazione AI aziendale è uno degli esercizi che proponiamo più spesso, perché quasi ogni reparto ha una presentazione ricorrente. Ogni persona lavora sui propri dati e sul modello dell’azienda. Esce dall’aula con una procedura salvata da riusare il mese dopo, non con una slide fatta da qualcun altro.