“Quanto ci fa risparmiare?” è la domanda che chiude ogni conversazione sull’intelligenza artificiale in azienda, e quasi sempre riceve la risposta sbagliata: una percentuale presa dal caso studio di qualcun altro.
Quei numeri non valgono per te. Vengono da aziende con processi diversi, software diversi e persone diverse. Servono a capire cosa è possibile, non a stimare cosa succederà da te.
Quello che vale è molto più semplice, e ha un solo requisito scomodo: bisogna misurare prima.
La misura che funziona quasi sempre
Le ore a settimana spese su attività ripetitive, dichiarate dalle persone che le fanno, raccolte prima che il progetto cominci e raccolte di nuovo dopo.
Funziona per tre motivi.
Le persone sanno rispondere. Chiedere “quanto sei efficiente” non produce dati, chiedere “quante ore a settimana passi a ricopiare dati da un sistema all’altro” produce un numero che chi fa quel lavoro conosce bene.
L’errore si annulla. Come stima assoluta quel numero è impreciso, e va bene così: la stessa persona con lo stesso metro, prima e dopo, sbaglia nella stessa direzione. La differenza regge anche se i valori assoluti no.
E soprattutto fa emergere cose che la direzione non sa. Nelle ricognizioni che facciamo prima dei percorsi, la larga maggioranza delle persone dichiara più ore di quante la direzione si aspetti, e quasi sempre su attività che nessuno aveva mai contato perché non stanno in nessun processo scritto.
Come si raccoglie la fotografia iniziale
Dieci minuti a persona, prima che il progetto cominci. Tre cose:
- su quali software passa davvero la giornata
- quante ore a settimana vanno in attività ripetitive, divise per tipo
- cosa sta già usando di suo, compresi gli strumenti non autorizzati
Il terzo punto sembra fuori tema e non lo è: se metà dell’ufficio usa già un assistente con account personale, parte del guadagno è già stato incassato prima di cominciare, e attribuirlo al progetto falserebbe tutto.
Due accortezze. La prima: la raccolta la fa qualcuno che non ha sponsorizzato il progetto, altrimenti i numeri di partenza tendono a gonfiarsi. La seconda: cosa si misura e come si definisce va deciso prima, per iscritto. Se la definizione della metrica arriva dopo i risultati, la metrica si adatterà ai risultati.
Il conto
Prendi le ore recuperate a settimana, moltiplicale per il costo orario aziendale e per le settimane lavorative. Confronta con quello che hai speso.
Un esempio con numeri inventati, solo per mostrare la forma: dodici persone, due ore a settimana recuperate ciascuna, quarantaquattro settimane. Sono 1.056 ore l’anno. Moltiplicate per il costo orario della tua azienda danno la cifra che conta.
Una sola avvertenza, che è anche la ragione per cui molti conti di questo tipo non convincono i direttori finanziari: un’ora liberata non è un’ora risparmiata in cassa. Diventa valore in due modi soltanto. O quell’ora viene riempita con lavoro che prima non si riusciva a fare, e allora è capacità in più. Oppure evita un’assunzione o un’ora di straordinario che ci sarebbero state, e allora è costo in meno.
Se non succede né l’una né l’altra cosa, il tempo è stato liberato e riassorbito, e il conto era teorico. Vale la pena dirlo prima, perché è l’obiezione che arriverà.
Quando misurare di nuovo
Sei-otto settimane dopo la fine del percorso.
Prima è troppo presto: nelle prime due settimane c’è l’effetto novità e i numeri sono euforici. Dopo sei mesi è troppo tardi, perché nel frattempo sono cambiate altre cose e non si capisce più cosa ha prodotto cosa.
Conviene anche una seconda rilevazione a sei mesi, ma con uno scopo diverso: non misurare il progetto, verificare se ha tenuto. È lì che si vede se le nuove abitudini sono sopravvissute al primo mese di lavoro arretrato, ed è l’informazione più utile per decidere se estendere.
Le quattro trappole
Misurare la soddisfazione. Il questionario di gradimento a fine giornata misura com’è andata la giornata. Esce sempre bene e non dice niente su cosa succederà dopo.
Misurare l’uso invece del risultato. Il numero di conversazioni, i token consumati, quante persone hanno aperto lo strumento. Sono indicatori di adozione, utili per capire se la cosa è viva, inutili come ritorno. Un ufficio può usare tanto uno strumento e non risparmiare un minuto.
Prendere per buoni i numeri del fornitore. Anche i nostri. Quello che un fornitore può legittimamente dimostrare è cosa è successo altrove. Quello che deve saperti dire è come misurerebbe da te, prima di cominciare.
Misurare tutto. Tre metriche seguite bene battono quindici raccolte una volta e mai più. Se la raccolta è faticosa, alla seconda rilevazione non la fa nessuno e resti senza confronto.
Il numero che vale più di tutti
Se puoi tenerne uno solo, tieni questo: quante persone, sei mesi dopo, usano ancora quello che hanno imparato.
Non è una metrica finanziaria e non entra in nessun business case. Ma tutti i ritorni veri che abbiamo visto stanno lì dentro, e tutti i progetti falliti che abbiamo visto avevano quel numero vicino a zero, spesso accompagnato da ottimi questionari di gradimento.
Come si imposta un percorso perché quel numero non sia zero è il tema della guida su come si sceglie un corso di AI, in particolare la parte su cosa succede nei due mesi dopo.
Come si arriva a quelle ore recuperate, fase per fase, è nella guida sull’AI adoption in azienda.