Chi cerca “ai agency” su Google trova soprattutto pagine in inglese che spiegano come aprirne una. Chi cerca un’agenzia AI per la propria azienda trova invece homepage di fornitori che promettono tutto: automazioni, chatbot, contenuti, strategia, formazione. Capire cosa fa davvero ognuno è il primo lavoro.
Martes AI è una società di Roma che forma le persone sull’intelligenza artificiale e costruisce agenti e automazioni su misura per aziende italiane: più di 75 soluzioni AI in produzione per oltre 100 clienti. Siamo uno dei quattro tipi descritti sotto e lo diciamo, così la tabella si legge sapendo chi l’ha scritta.
I quattro tipi di agenzia AI
| Tipo | Cosa consegna | Funziona bene per | Dove delude |
|---|---|---|---|
| Agenzia di marketing con l’AI | Contenuti, campagne, testi e immagini prodotti con l’AI | Chi vuole più contenuti in meno tempo | Non tocca i processi interni né i dati dell’azienda |
| Studio di automazioni | Flussi che collegano posta, fogli e CRM, spesso con strumenti senza codice | Un compito ripetitivo con ingresso e uscita chiari | Quando il processo ha molte eccezioni o un gestionale chiuso |
| Software house con area AI | Applicazioni su misura, integrazioni con i sistemi esistenti | Progetti grandi con un capitolato già scritto | Chi non sa ancora quale processo automatizzare |
| Società che formano e poi costruiscono | Persone formate, poi agenti e automazioni sui processi che la formazione ha fatto emergere | Aziende che partono e vogliono sbagliare meno | Chi cerca solo una campagna o solo un documento |
Le quattro famiglie spesso si sovrappongono. Molti piccoli studi di automazioni fanno anche corsi, molte agenzie di marketing vendono anche un chatbot. Conta cosa hanno messo in produzione, non cosa c’è scritto nel menu del sito.
Cosa fa un’agenzia AI, in pratica
Quando il lavoro è costruire qualcosa che resta, il percorso è quasi sempre questo.
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Capire il processo
Si guarda chi lo esegue ogni giorno, non chi lo descrive in riunione. Escono le eccezioni che nessuno avrebbe messo in una richiesta di offerta.
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Collegare i sistemi
Posta, cartelle condivise, gestionale, CRM. Quali si possono leggere, dove si può scrivere, chi dà i permessi.
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Costruire e collaudare
Con chi userà lo strumento, sui casi veri, compresi quelli storti. Il collaudo con chi l'ha commissionato non basta.
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Seguire dopo la consegna
Modelli e software collegati cambiano ogni pochi mesi. Senza qualcuno che lo segue lo strumento peggiora in silenzio.
Un esempio nostro. Kerberos Energy riceveva quasi 800 richieste di offerta l’anno e ognuna prendeva 15-20 minuti di lavoro manuale al back office. Abbiamo costruito Kerby, un agente che legge la posta, riconosce le richieste di offerta, recupera i dati del cliente, crea l’anagrafica nel gestionale e prepara il preventivo in bozza con il commerciale in copia. Sono oltre 200 ore di back office recuperate in un anno. Il lavoro più lungo non è stato scrivere l’agente: è stato capire tutte le strade che una richiesta può prendere.
Agenzia AI, consulenza, software house o persona interna
Chi sta valutando un’agenzia di solito ha anche le altre tre strade sul tavolo.
| Strada | Cosa ottenete | Quando conviene | Cosa manca di solito |
|---|---|---|---|
| Società di consulenza | Analisi, piano, priorità | Molti processi da mettere in fila, decisioni da prendere in direzione | Qualcosa che funzioni il giorno dopo |
| Agenzia AI | Uno strumento in produzione su un processo | Un processo ripetuto che prende ore a più persone | Il piano generale, se non lo chiedete |
| Software house tradizionale | Un’applicazione su capitolato | Requisiti già chiari e stabili | Esperienza su modelli che cambiano ogni pochi mesi |
| Persona interna | Controllo totale | Casi semplici e qualcuno con tempo dedicato | Chi la segue quando cambia lavoro o ruolo |
Come si sceglie fra le società di consulenza è nella guida su come scegliere una consulenza AI. Le famiglie di chi costruisce agenti in Italia, con i loro numeri, sono nella guida sulle aziende che sviluppano agenti AI.
Le domande da fare prima di firmare
Avete un caso in produzione con un numero? Un nome di cliente, un processo, una cifra prima e dopo. Una demo non è un caso.
Cosa avete capito del nostro processo? Chi l’ha guardato risponde con dettagli vostri. Chi non l’ha guardato risponde con la sua metodologia.
Chi segue lo strumento dopo la consegna? Aggiornamenti dei modelli, modifiche ai software collegati, cambi di processo: tre voci diverse, da avere per iscritto.
Dove gira e chi tiene le chiavi? Su quale infrastruttura, con quali accessi ai vostri dati, cosa succede se cambiate fornitore.
Chi in azienda deve dare tempo al progetto? Ogni agente ha bisogno di qualcuno che risponda alle domande e provi le versioni intermedie. Di solito è la persona più occupata dell’ufficio. Se il preventivo non lo dice, il progetto rallenta e nessuno capisce perché.
Quando un’agenzia AI non vi serve ancora
Se in azienda le persone non usano ancora nessun assistente, un’agenzia che costruisce agenti rischia di partire dal processo sbagliato. Prima conviene che il team sappia cosa sanno fare questi strumenti. Spesso le ore si recuperano già con un assistente su un piano aziendale e qualche procedura salvata, senza sviluppo.
Se il processo che volete automatizzare lo fanno uguale tutte le aziende del vostro settore, guardate prima se esiste un prodotto pronto. Lo sviluppo AI per aziende conviene quando il processo è il modo particolare in cui lavorate voi, che è anche il motivo per cui nessun prodotto standard lo copre.
Cosa resta in azienda alla fine
È la domanda che tiene insieme tutte le altre. Una buona agenzia AI lascia uno strumento che le persone aprono ogni giorno, documentato, dentro i sistemi che usavate già, con qualcuno che lo segue. Lascia anche persone che sanno cosa chiedere al prossimo progetto.
Quando lo strumento deve entrare in un gestionale o in un CRM esistente, i punti dove i progetti si fermano sono nella guida su come integrare l’AI nei software che già usi.
Quel “qualcuno che lo segue” ha anche un nome preciso: è l’ingegnere che lavora dentro i sistemi dell’azienda per tutta la durata del rapporto. Cosa fa, quando conviene e chi lavora così in Italia è nella guida sul forward deployed engineer.