Quando in azienda si parla di intelligenza artificiale si parte quasi sempre dall’alto: quale sistema, quale piattaforma, quale progetto.
Poi il sistema arriva e nessuno lo interroga. Non perché sia fatto male: perché le persone non hanno ancora l’abitudine di chiedere, e soprattutto non hanno mai visto cosa succede quando lo strumento conosce il loro lavoro.
Quel passaggio si fa prima, individualmente, e costa un pomeriggio.
Il problema che risolve
Chi usa un assistente AI per la prima volta lo tratta come un motore di ricerca che scrive. Fa una domanda generica, riceve una risposta generica, conclude che non serve granché.
La cosa che cambia il giudizio non è un modello migliore. È che lo strumento sappia chi sei, cosa fai, con chi parli e com’è fatto un lavoro fatto bene nel tuo ruolo. Con quel contesto le risposte smettono di essere articoli da rivista e diventano utilizzabili.
Il secondo cervello è il posto dove quel contesto vive, invece di essere rispiegato ogni volta.
Cos’è, concretamente
Una cartella sul computer con dentro dei file di testo. Niente di più.
È importante che sia questo e non una configurazione dentro un prodotto, per un motivo pratico: gli strumenti cambiano ogni pochi mesi. Una cartella di testo si sposta sul modello nuovo, resta leggibile fra tre anni e non è ostaggio di nessuno.
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Chi sei e cosa fai davvero
Non il mansionario: la giornata vera. Quali decisioni prendi, chi ti chiede cosa, su cosa vieni valutato.
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Gli interlocutori
Con chi parli e come cambia il registro. Il messaggio a un fornitore storico non è quello a un cliente nuovo.
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I vincoli
Cosa non si può dire, quali informazioni non escono, quali passaggi richiedono un'autorizzazione.
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Com'è fatto un buon risultato
La parte più preziosa e la più saltata: i criteri che hai in testa e non hai mai scritto.
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Gli esempi
Tre o quattro cose fatte da te e che consideri buone. Valgono più di tutte le spiegazioni messe insieme.
Cosa ci va dentro
Cinque cose, in ordine di utilità.
Chi sei e cosa fai davvero. Non il mansionario: la giornata vera. Quali decisioni prendi, quali no, chi ti chiede cosa, su cosa vieni valutato.
Gli interlocutori. Con chi parli e come cambia il registro. Il messaggio a un fornitore storico non è quello a un cliente nuovo.
I vincoli. Cosa non si può dire, quali informazioni non escono, quali formati sono obbligatori, quali passaggi richiedono un’autorizzazione.
Com’è fatto un buon risultato. La parte più preziosa e la più saltata. Cosa distingue un preventivo ben fatto da uno mediocre, nel tuo mestiere. Sono i criteri che hai in testa e che non hai mai scritto.
Gli esempi. Tre o quattro cose che hai fatto tu e che consideri buone. Valgono più di tutte le spiegazioni messe insieme, perché il tuo tono si impara leggendoti.
Come si costruisce senza bloccarsi
L’errore che ferma tutti è cercare di scriverlo completo prima di usarlo. Non funziona, perché metà delle cose che serviranno emergono solo mentre lo usi.
Il modo che funziona è farsi intervistare. Apri l’assistente e chiedigli di farti domande sul tuo lavoro, una alla volta, per capire come lavori. Rispondi parlando normalmente. Alla fine chiedi di organizzare le risposte in un documento.
Il risultato dopo un’ora è già utilizzabile, ed è tuo: due persone dello stesso ufficio escono con due documenti diversi, perché fanno lavori diversi anche quando hanno lo stesso ruolo sul biglietto da visita.
Da lì si aggiorna mentre si usa. Ogni volta che ti ritrovi a rispiegare qualcosa, quella cosa va aggiunta: è il segnale che mancava.
Perché viene prima del sistema aziendale
Per tre motivi, e sono tutti pratici.
Le persone imparano cosa chiedere. Una settimana di uso sul proprio lavoro insegna più di qualsiasi spiegazione su cosa questi strumenti sanno e non sanno fare. Quando poi arriva il sistema aziendale, sanno interrogarlo.
Emerge cosa serve davvero. Le domande che le persone fanno al proprio assistente sono le stesse che faranno a quello aziendale. Raccoglierle è il modo più onesto di decidere quali fonti collegare per prime, molto meglio di una riunione in cui si immagina.
Si vede chi tiene in mano la cosa. In ogni gruppo emergono due o tre persone che vanno più avanti delle altre. Sono quelle su cui conviene investire, perché saranno loro a tenere viva la cosa quando il fornitore se ne va.
Il confine con l’azienda
Il secondo cervello individuale contiene il modo di lavorare di una persona, e può contenere informazioni aziendali. Valgono le regole di sempre: strumento aziendale e non account personale, e la regola sui dati che non escono.
E c’è una domanda da porsi presto, perché diventa scomoda dopo: se quella persona lascia l’azienda, cosa resta? La forma “cartella di file” aiuta, perché è materiale che si può tenere nei sistemi aziendali invece che sul portatile di qualcuno.
Cos’è il livello aziendale sta nella guida sul Company Brain, e la differenza con un chatbot è qui. Le regole su cosa può uscire stanno nella guida su AI e GDPR.