Da carta a WhatsApp: rendicontazione con Prisma Agent per BuildUp FM

In sintesi: dal problema alla soluzione

Il problema: tecnici installatori che compilavano rapportini cartacei dopo ogni intervento su oltre 1.600 punti vendita, per poi consegnarli fisicamente in ufficio.
La soluzione: un sistema di rendicontazione via WhatsApp basato su Prisma - gli installatori inviano audio, foto e testo per documentare ogni intervento. I report vengono generati automaticamente e inviati al CRM, su Google Drive e via email.
L'impatto: carta eliminata, tempi di rendicontazione drasticamente ridotti, più interventi completati per giornata lavorativa.

Il contesto e la sfida

BuildUp Facility Management gestisce installazioni e manutenzioni per oltre 1.600 punti vendita di catene nazionali - La Piadineria, Alice Pizza, GameLife, Hamericas e molte altre. Ogni giorno, i tecnici sul campo completano interventi in tutta Italia.

Il problema era la rendicontazione. Dopo ogni intervento, ogni tecnico doveva compilare un rapportino cartaceo con i dettagli dell'attività svolta - catena, negozio, orari, materiali utilizzati, note tecniche. Poi consegnare il foglio in ufficio. Un processo lento, soggetto a errori e che sottraeva tempo prezioso al lavoro operativo.

La soluzione: rendicontazione via WhatsApp con Prisma

Abbiamo costruito un sistema di rendicontazione completamente digitale basato su Prisma, il nostro agente AI su WhatsApp. Il funzionamento è semplice: il tecnico apre la chat, indica la catena e il punto vendita, e il sistema identifica automaticamente la sede corretta dal database.

Identificazione del punto vendita via WhatsApp — Identificazione automatica del punto vendita: il tecnico indica catena e città, il sistema propone le sedi disponibili.

Rendicontazione intervento con audio e foto via WhatsApp — Rendicontazione completa: il tecnico invia un vocale con la descrizione, allega le foto dell'intervento e conferma.

Il tecnico rendiconta l'intervento nel modo più naturale possibile: può inviare un messaggio vocale descrivendo l'attività svolta, allegare foto del lavoro completato, o semplicemente scrivere un messaggio di testo. Nessun modulo da compilare, nessun formato da rispettare.

Prima

✕ Rapportini cartacei compilati a mano
✕ Consegna fisica dei fogli in ufficio
✕ Tempo perso tra scrittura e spostamenti
✕ Dati frammentati, errori di trascrizione

Dopo

✓ Un vocale o un messaggio su WhatsApp
✓ Foto allegate direttamente dalla fotocamera
✓ Report PDF generati in automatico
✓ Dashboard, CRM e Google Drive sincronizzati

Il tecnico risparmia tempo sul campo. L'HR ha tutto centralizzato, senza errori, in tempo reale.

Report automatici e dashboard di monitoraggio

Dai dati raccolti via WhatsApp, il sistema genera automaticamente report strutturati per ogni intervento - completi di tecnico, catena, negozio, orari, materiali e descrizione dell'attività. Ogni report viene inviato direttamente al CRM aziendale, salvato su Google Drive e recapitato via email al titolare.

Report giornaliero generato automaticamente — Report giornaliero auto-generato: tutti i dettagli dell'intervento estratti dalla conversazione WhatsApp.

A completare il sistema, una dashboard di monitoraggio offre al management una visione completa delle ore lavorate, del numero di interventi e delle performance per dipendente e per catena.

Dashboard monitoraggio ore lavorate e interventi — Dashboard di monitoraggio: ore lavorate, interventi completati e performance per dipendente in tempo reale.

1.600+

Punti vendita gestiti

Fogli di carta utilizzati

100%

Report auto-generati

I numeri chiave della trasformazione digitale di BuildUp FM

Risultati

Zero carta: eliminati completamente i rapportini cartacei e la consegna fisica in ufficio
Rendicontazione istantanea: un vocale WhatsApp sostituisce la compilazione manuale di moduli
Report automatici: ogni intervento genera un report strutturato inviato a CRM, Google Drive ed email
Più interventi al giorno: il tempo risparmiato sulla burocrazia si traduce in più installazioni e manutenzioni completate
Visibilità totale: dashboard in tempo reale per il monitoraggio di ore, interventi e performance del team

Conclusione

Con Prisma, BuildUp FM ha trasformato un processo burocratico che rallentava l'operatività quotidiana in un flusso digitale naturale. I tecnici rendicontano mentre si spostano da un intervento all'altro, il management ha piena visibilità sulle operazioni, e l'azienda può concentrare le risorse su ciò che conta: servire i propri clienti.