20.000 € di viaggi prenotati solo ad agostoDa clienti fermi da due anni: Oceanya, agenzia di viaggi toscana con cinque sedi, li ha ricontattati su WhatsApp con Ambra, il nostro agente AI
Ogni agenzia di viaggi ha un cassetto pieno di clienti che non tornano. Hanno viaggiato una volta, si sono trovati bene, e poi più niente. Oceanya ne aveva qualche migliaio. Ad agosto ha cominciato a riscrivergli uno per uno, su WhatsApp, con Ambra.
Questa è la storia della prima campagna e dei tre mesi dopo, con i numeri della dashboard e le parole di Cosimo Bacci, il titolare.
01 · In sintesi
Dal problema al risultato
Il problema
Circa 6.000 contatti in archivio e migliaia di clienti fermi da anni. Richiamarli a mano voleva dire persone che l'agenzia non aveva, e la newsletter finiva nello spam.
La soluzione
Ambra, il nostro agente AI su WhatsApp. Scrive a ogni cliente come farebbe qualcuno dell'agenzia, risponde, fissa l'appuntamento e registra il lead nel CRM.
Il risultato
Solo ad agosto, con la prima campagna sui clienti fermi da due anni: 1.000 messaggi, 30 interessati, 10 viaggi prenotati, circa 20.000 € di fatturato.
Solo ad agosto: la prima campagna in quattro numeri
1.000
messaggi inviati
Ai clienti fermi da due anni.
30
clienti interessati
Il 3% dei contattati.
10
viaggi prenotati
Uno ogni cento messaggi.
~20.000 €
di fatturato
Fatturato, non margine.
02 · Chi è Oceanya
Oceanya (Travel Experience Srl) è un'agenzia di viaggi toscana. Il titolare, Cosimo Bacci, ci ha trovati guardando i nostri video su YouTube.
L'agenzia in quattro numeri
5 agenzie fra Firenze e Siena
San Casciano in Val di Pesa, Poggibonsi, Barberino Tavarnelle, Rignano sull'Arno e Certaldo.
Oltre 20 anni di attività
Circa 6.000 contatti in archivio
Crociere, gruppi e viaggi evento
Pacchetti su misura, viaggi accompagnati con partenza in pullman dalla Toscana, trasferte per i grandi eventi sportivi.
03 · Il problema: i clienti che non tornano
Una parte grande di quei 6.000 contatti sono clienti che hanno viaggiato con l'agenzia e poi sono spariti: nessuna prenotazione negli ultimi due anni.
Richiamarli uno per uno era il lavoro che tutti si ripromettevano di fare e che nessuno faceva, perché il tempo non c'era. Così si ripiegava su quello che fanno tutti.
Tre modi di riscrivere a un cliente perso
Newsletter
Lo stesso messaggio a tutti, senza niente di personale.
I clienti persi la segnavano come spam.
WhatsApp pubblicitario
Messaggi WhatsApp con un altro strumento, ma si vedeva che erano pubblicità.
Non rispondeva praticamente nessuno.
Ambra
Un messaggio personale e poi una conversazione, come con qualcuno dell'agenzia.
3 interessati e 1 prenotazione ogni 100 messaggi.
04 · Come lavora Ambra
Ambra è il nostro agente AI che riattiva i clienti fermi su WhatsApp. Per Oceanya fa cinque cose, sempre nello stesso ordine.
Dal contatto all'appuntamento
Divide i contatti in gruppi
La prima campagna è partita dal gruppo più difficile: chi non prenotava da due anni.
Parla come l'agenzia
Conosce il tono di Oceanya, cosa dire e cosa evitare, e i viaggi in vendita con date, prezzi e cosa è incluso.
Scrive il primo messaggio
Parte da un modello approvato da Meta, come WhatsApp richiede per i messaggi aziendali, e lo personalizza per ogni cliente.
Porta avanti la conversazione
Risponde alle domande, ascolta i vocali, propone il viaggio adatto e punta a una cosa sola: una telefonata o un appuntamento in agenzia.
Passa la mano al team
Il lead e l'appuntamento finiscono da soli nel CRM e il team riceve l'avviso. Da lì la vendita la chiude una persona.
La prima campagna l'abbiamo impostata insieme, con il nostro team in linea mentre la configuravano. L'ultima l'hanno fatta da soli.
05 · La prima campagna, in cento messaggi
La prima campagna è partita ad agosto, verso i clienti più freddi, con un limite di circa 150 messaggi al giorno. In un mese ha fatto 10 viaggi. Ridotto a cento messaggi, il risultato sta tutto in questo quadrato.
Ogni 100 messaggi inviati
Una pratica vale in media circa 2.000 €, quindi 10 viaggi fanno circa 20.000 € di fatturato. Sono i numeri che Cosimo ci ha dato nell'intervista di agosto, e ha precisato lui stesso che si parla di fatturato, non di margine. Quel giorno altri clienti erano ancora in trattativa, e uno aveva un appuntamento in agenzia nel pomeriggio.
« Il vantaggio è che sembra davvero un impiegato dell'agenzia che contatta la persona »
Cosimo Bacci, titolare di Oceanya
06 · Una conversazione, dall'inizio alla fine
Il 24 ottobre una cliente risponde alla campagna sul Capodanno al Lago di Garda. Lavora in negozio, ha poco tempo e cambia idea due volte sull'orario. È andata così.
In quei quindici minuti
Ha dato prezzo e dettagli
570 € a persona, dal 31 dicembre al 2 gennaio: cenone, hotel 4 stelle, accompagnatore e degustazione di Amarone.
Ha seguito i ripensamenti
Prima pomeriggio, poi mattina: ogni volta ha riproposto gli orari liberi senza perdere il filo.
Ha chiuso l'appuntamento
Lunedì 26 ottobre alle 10:00, chiedendo in quale delle agenzie preferiva passare.
La domanda che fanno tutti è se i clienti si accorgono di parlare con un'AI.
« Solo una persona finora se n'è accorta. È venuta all'appuntamento in agenzia e ci ha chiesto: ma eravate voi o era un agente? »
Cosimo Bacci, titolare di Oceanya
All'appuntamento ci è venuta comunque. Per Cosimo il motivo è nel modo di scrivere: Ambra aspetta il tempo giusto prima di rispondere, legge insieme più messaggi di fila, ogni tanto fa una battuta o mette una faccina. E capisce i messaggi vocali.
07 · Tre mesi dopo: una campagna per ogni stagione
Dopo la prima campagna Ambra è diventata un canale fisso dell'agenzia. Le campagne seguono il calendario delle partenze.
Gli ultimi 60 giorni, al 2 novembre 2026
3.244
contatti caricati
615
conversazioni
Clienti che hanno risposto.
52
clienti interessati
18
appuntamenti fissati
In agenzia o al telefono.
Un giorno di invii: il 2 novembre
Sugli ultimi 60 giorni il tasso di risposta è del 15%: 615 risposte su 3.984 messaggi.
08 · Cosa usa il team ogni giorno
Ambra non lavora da sola in un angolo. Il team la vede lavorare e interviene quando serve.
Entrare nella conversazione
Un operatore mette in pausa Ambra e scrive al posto suo. Il giorno dell'intervista Cosimo l'aveva fatto due volte: per mandare il programma dettagliato di un viaggio e per dire a una cliente che conosceva di parlarne con lui.
Due numeri, più campagne
Oceanya ha due numeri WhatsApp collegati e sposta le campagne dall'uno all'altro quando uno deve rallentare.
Duplicare una campagna
Tono di voce, cose da dire e da evitare passano da soli nella campagna nuova. Si cambia il viaggio e si parte: per Cosimo «mezzo lavoro è già fatto».
I lead nel CRM, da soli
Ogni interessato e ogni appuntamento vengono registrati senza copiarli a mano. Oceanya usa un foglio Google.
Gli avvisi dove il team lavora già
Per Oceanya arrivano per email. Si collegano anche Slack, Microsoft Teams, Telegram, Google Chat, Zoho Cliq, Discord, Webex e Zulip.
Connettori CRM pronti
09 · Quello che Cosimo non si aspettava
Quando gli abbiamo chiesto cosa gli fosse piaciuto, Cosimo non ha parlato solo dell'agente. Ha parlato dei tempi.
Nelle prime settimane ha chiesto due o tre modifiche alla piattaforma: un pulsante in più, una funzione che mancava. Entro venti minuti c'erano. Con i fornitori a cui è abituato, ha detto, ci vogliono mesi.
Lo stesso lavoro, per un'altra agenzia di viaggi, è nel caso We Travel Group. Come funziona Ambra dietro le quinte lo spieghiamo in questo articolo.
10 · Cosa questo caso non dimostra
20.000 € non sono guadagno
Sono fatturato. Il margine di un'agenzia di viaggi è una parte di quella cifra.
Un appuntamento non è un viaggio
I 18 degli ultimi due mesi sono persone che hanno chiesto di parlare con l'agenzia, non pratiche chiuse.
Il database non si svuota in una settimana
Con 150-200 messaggi al giorno, arrivare a qualche migliaio di persone richiede settimane.
Quello che dimostra è più semplice: i clienti che un'agenzia dà per persi rispondono, se chi scrive sembra qualcuno dell'agenzia e non una pubblicità.
11 · Come continua
Oceanya ha ancora una buona parte del database da contattare. Le prossime campagne seguono le partenze dell'inverno, e con il limite giornaliero che sale ogni campagna arriva a più persone in meno giorni.
Se lo consiglierebbe a un collega? La risposta di Cosimo è stata una parola sola: sicuramente.
Domande frequenti
Come si riattivano i clienti dormienti di un'agenzia di viaggi?
Scrivendo a ciascuno un messaggio personale su WhatsApp, al posto della newsletter uguale per tutti. Oceanya ha diviso il database in gruppi, è partita dai clienti che non prenotavano da due anni e ha proposto viaggi veri, con date e prezzi. L'obiettivo di ogni conversazione è una telefonata o un appuntamento in agenzia.
Quanto può rendere un agente AI su WhatsApp a un'agenzia di viaggi?
Nella prima campagna di Oceanya, solo ad agosto e rivolta ai clienti più freddi, 1.000 messaggi hanno portato 30 clienti interessati e 10 viaggi prenotati, con un valore medio di circa 2.000 € a pratica: circa 20.000 € di fatturato. Negli ultimi 60 giorni le campagne hanno avviato 615 conversazioni e fissato 18 appuntamenti.
I clienti capiscono di parlare con un'intelligenza artificiale?
Quasi mai. Ambra risponde con i tempi di una persona, legge insieme più messaggi di fila, ascolta i vocali e usa il tono dell'agenzia. Al momento dell'intervista, solo un cliente di Oceanya aveva chiesto se dall'altra parte ci fosse un agente, e all'appuntamento in agenzia è venuto comunque.
Il personale dell'agenzia può intervenire nella conversazione?
Sì, in qualsiasi momento. Dalla dashboard un operatore mette in pausa Ambra e scrive al cliente al posto suo, per esempio per mandare il programma dettagliato di un viaggio. Quando una conversazione diventa interessante, il team riceve un avviso per email o sul canale che usa già.
Ambra si collega al CRM?
Sì. I lead interessati e gli appuntamenti vengono registrati da soli: Oceanya usa un foglio Google, e ci sono connettori pronti per HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Salesforce, ActiveCampaign, Airtable, Monday.com, Brevo, ClickUp, Microsoft Dynamics 365 e Go High Level. Per gli altri sistemi c'è un webhook.
Quanti messaggi al giorno si possono mandare su WhatsApp?
Dipende dal numero. WhatsApp fissa un tetto giornaliero ai messaggi aziendali e lo alza man mano che il numero si dimostra affidabile. Oceanya è partita da circa 150 messaggi al giorno, e il 2 novembre 2026 ne ha mandati 200. Per questo usa due numeri e può spostare le campagne dall'uno all'altro.
"È come avere un collaboratore in più, che fa solo ed esclusivamente quel lavoro che ci eravamo ripromessi di fare sempre e che, per mancanza di tempo, era praticamente impossibile."
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