Prisma per Afrocarbon: assegnazione e rendicontazione task via WhatsApp
In sintesi: dal problema alla soluzione
- Il problema: Afrocarbon gestisce un team multinazionale distribuito su più paesi. Assegnare task giornaliere e raccogliere la rendicontazione delle attività era un processo manuale, frammentato e difficile da monitorare in modo strutturato.
- La soluzione: un sistema di gestione task end-to-end basato su Prisma - l'agente AI su WhatsApp che assegna le attività al mattino, raccoglie la rendicontazione a fine giornata con foto e note, e salva tutto in Airtable.
- L'impatto: zero dispersione di informazioni, categorie validate automaticamente, comunicazione in cinque lingue, dashboard in tempo reale per la direzione.
Il contesto e la sfida
Afrocarbon è una società controllata del gruppo Neutralia che opera con un team distribuito su più paesi e nazionalità. Coordinare le attività quotidiane dei dipendenti significava gestire un flusso di comunicazioni eterogeneo, con lingue diverse, categorie di spesa da rispettare e una rendicontazione che spesso arrivava incompleta o in ritardo.
Il bisogno era preciso: un sistema che assegnasse le task in modo strutturato, raccogliesse la rendicontazione a fine giornata - con foto e note - e mettesse a disposizione della direzione dati affidabili e consultabili in tempo reale, senza richiedere al team l'adozione di nuovi strumenti o applicazioni.
La soluzione: quattro flussi su WhatsApp con Prisma
Abbiamo costruito un sistema di task management completamente operativo su Prisma, il nostro agente AI su WhatsApp. Il funzionamento segue una struttura giornaliera in quattro fasi.
Raccolta task
L'agente contatta ogni dipendente e raccoglie le attività da svolgere. Le task vengono numerate e aggiunte al database insieme a quelle inserite dall'amministrazione.
Conferma e assegnazione
L'elenco delle task viene inviato a ciascun dipendente. L'utente conferma la ricezione e il sistema registra l'avvio della giornata operativa.
Rendicontazione
Il dipendente invia un riepilogo delle attività completate, con foto allegate. L'AI analizza le immagini e salva tutto nel database. Se non risponde, scattano due follow-up automatici a distanza di un'ora.
Dashboard in tempo reale
Tutti i dati convergono su Airtable. La direzione consulta KPI per dipendente, nazionalità e categoria di spesa senza dover aggregare nulla manualmente.
Il flusso giornaliero gestito da Prisma: dalla raccolta mattutina alla rendicontazione serale
Oltre ai flussi schedulati, ogni dipendente può contattare direttamente l'agente in qualsiasi momento per inserire una task, aggiornare lo stato di un'attività o rendicontare fuori orario. Il sistema si adatta al ritmo reale del lavoro, non il contrario.
Validazione automatica e supporto multilingua
Due aspetti tecnici rendono il sistema robusto in un contesto multinazionale. Il primo è la validazione delle categorie: ogni task viene accettata solo se appartiene a una categoria presente nel database - Food and Accommodation, Representation Expenses, Purchase of Office Equipment e le altre. Nessuna categoria libera, nessun dato sporco.
Il secondo è il supporto multilingua: ogni dipendente viene contattato nella propria lingua nativa. Il sistema gestisce attualmente italiano, francese, spagnolo, portoghese e inglese - con la lingua configurata direttamente nel profilo utente sul database.
Le cinque lingue supportate dall'agente
Le dashboard Airtable per la direzione
Tutti i dati raccolti via WhatsApp confluiscono in un'unica base dati su Airtable, strutturata per offrire alla direzione visibilità completa sull'operatività del team. Le dashboard coprono tre livelli di analisi.
Risultati
- Zero dispersione: tutte le task - assegnate dall'amministrazione o inserite dai dipendenti - confluiscono in un unico database strutturato
- Rendicontazione automatica: foto, note e categorie raccolte direttamente su WhatsApp, senza app aggiuntive da installare
- Follow-up intelligente: il sistema sollecita in autonomia chi non ha risposto, riducendo il carico di gestione manuale
- Visibilità per la direzione: dashboard Airtable in tempo reale per dipendente, nazionalità e categoria di spesa
- Team multinazionale coperto: cinque lingue supportate, con profilo lingua configurato per ciascun dipendente
Conclusione
Con Prisma, Afrocarbon ha centralizzato la gestione operativa di un team distribuito su più paesi in un unico flusso su WhatsApp - uno strumento che i dipendenti già usano ogni giorno. La direzione ha i dati quando servono, nelle forme utili per prendere decisioni. Il team non ha dovuto imparare nulla di nuovo.
"Il sistema gestisce assegnazioni e rendicontazione in automatico. I dati ci sono, le categorie sono rispettate. Il team lavora in cinque lingue senza problemi."
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