Formazione AI per Truck Italia, azienda da 126 milioni nel settore automotive

Il video qui sopra è il caso studio completo: il metodo in quattro fasi ripreso dall'interno dell'aula e, in chiusura, l'intervista all'amministratore delegato e al direttore operativo di Truck Italia.

In sintesi: dal problema alla soluzione

• Il problema: un gruppo da 126 milioni di fatturato in cui l'AI era arrivata come curiosità individuale. Nessuno strumento condiviso, nessun linguaggio comune fra reparti e otto sedi, e un management senza un'idea concreta di cosa la tecnologia potesse fare sul proprio lavoro.
• La soluzione: due giornate in sede con tutto il management team al computer, sui propri file e sui propri processi. Ogni persona esce con il proprio secondo cervello costruito e collegato ai software che usa davvero.
• Il risultato: un vocabolario comune sull'AI fra funzioni che prima non si parlavano di questo, e una lista di casi d'uso nata dal confronto fra reparti, da mettere in priorità come piani d'azione.

L'azienda

Truck Italia vende, noleggia e assiste veicoli industriali e commerciali, macchine movimento terra e automobili. È sul mercato da oltre quarant'anni, con otto sedi fra Toscana, Emilia-Romagna e Liguria, ed è concessionaria ufficiale Mercedes-Benz, Fuso, Maxus, Piaggio Commercial e Foton, oltre che importatore Bobcat per la Toscana.

È il profilo tipico dell'azienda dove l'AI non entra da sola: struttura distribuita su più sedi, processi consolidati da decenni, e nessun reparto il cui mestiere sia sperimentare software.

Perché si parte dal management, non dai tecnici

In aula non c'era l'IT. C'erano l'amministratore delegato, il direttore generale, il direttore finanziario, il direttore operativo e i responsabili delle otto sedi: le persone che decidono le priorità, non quelle che scrivono il codice. Nessuno di loro ha scritto una riga di codice in due giorni.

È una scelta deliberata. Se l'AI resta l'esperimento di chi è già curioso, l'azienda accumula strumenti scollegati e nessuna decisione. Se invece la capisce chi assegna le priorità, diventa un criterio con cui si sceglie su cosa lavorare.

Il punto di partenza, misurato prima di entrare

Due settimane prima delle giornate ogni partecipante compila un assessment da dieci minuti. Serve a sapere chi usa già l'AI, chi farà muro e per quale motivo preciso, quali software usa ogni persona e quali sono le sue attività più ripetitive. Le due giornate vengono calibrate su quelle risposte.

Nel caso di Truck Italia il quadro che ne è uscito era più favorevole della media:

È un dato che cambia il lavoro in aula: metà della sala era già operativa, l'altra metà aveva un blocco di metodo, non di tecnologia. Non serviva convincere nessuno, serviva dare a tutti lo stesso punto di partenza.

Le cinque famiglie di lavoro ripetitivo che sono emerse

L'assessment non chiede solo cosa pensano dell'AI: chiede cosa fanno tutti i giorni e quanto tempo ci mettono. Le risposte si raggruppano in cinque famiglie. Sommando le stime dichiarate si arriva a oltre 120 ore a settimana di lavoro ripetitivo, contate sul solo management.

• Report, dashboard e KPI compilati a mano da più sistemi. La larga maggioranza del gruppo, circa 47 ore a settimana. Dati di tre gestionali diversi ricopiati in un foglio di calcolo, dashboard che uniscono estrazioni da sistemi differenti, KPI ripresi dal gestionale e dalla business intelligence, report settimanali. Tocca ogni livello, dall'amministratore delegato al controller.
• Gestione della posta. Poco meno di metà del gruppo, circa 31 ore. C'è chi impiega oltre cinque ore a settimana solo per trasformare email lunghe in sintesi su cui decidere. Quasi nessuno dichiara meno di una o due ore al giorno di posta.
• Trascrizione manuale di dati fra sistemi. Un gruppo trasversale, circa 12 ore. Anagrafiche clienti, multe e sinistri inseriti a mano, fatture passive verificate su più gestionali, estrazione di dati da PDF e contratti, archiviazione documentale. È il doppio inserimento che alimenta il punto sopra.
• Controllo di contratti, ordini e offerte. Fra commerciale e amministrazione, circa 22 ore. Approvazione dei contratti e analisi delle trattative valgono oltre cinque ore a testa per chi segue i veicoli nuovi, a cui si aggiungono verifica della marginalità, controllo degli ordini, clausole dei noleggi e preparazione delle offerte.
• Coordinamento operativo. Un gruppo ristretto, circa 9 ore. Agenda e attività pianificate, liste di cose da fare, avanzamento dei veicoli in consegna, organizzazione di visite mediche e corsi.

Questa lista è il programma del secondo giorno: non si automatizza quello che sembra automatizzabile in teoria, si automatizza quello che le persone hanno appena dichiarato di fare ogni settimana.

Il metodo, in quattro fasi

1. Assessment

Quello descritto sopra. Da qui escono due cose: il template personalizzato che ogni persona riceverà in aula, e l'approccio da tenere durante le giornate. Formare un team che usa già strumenti da sviluppatore è un lavoro diverso dal formare persone che non hanno mai aperto un modello.

2. Il workshop, due giornate in presenza

In presenza e non online, perché un workshop online i dipendenti lo seguono solo perché è stato detto loro di seguirlo.

Il giorno 1 ogni persona costruisce il proprio secondo cervello: un contesto stabile su chi è, di che team fa parte, quali sono i suoi obiettivi e il suo modo di scrivere, così che a ogni nuova conversazione non debba rispiegare tutto da capo. Quel contesto viene poi collegato ai software su cui la persona lavora davvero, dal gestionale ai fogli di calcolo alla posta.

Il giorno 2 si automatizzano le attività ripetitive emerse dall'assessment, costruendo skill: procedure che il modello impara e riusa. La metrica di successo della giornata sono due o tre skill costruite per ogni partecipante. Nessuna slide: ognuno lavora sui propri file.

3. Il training continuo

Due giornate da sole non bastano, e sarebbe disonesto dire il contrario. A fine workshop la sala si divide in due: chi ha già iniziato a costruire skill, che chiamiamo AI champion, e chi è rimasto indietro. I primi vanno affiancati con il coaching, individuale o di gruppo, perché sono quelli che trainano l'adozione; i secondi vanno recuperati con percorsi asincroni prima di passare al coaching. Senza questa fase la formazione si disperde nel giro di poche settimane.

4. La misura

Due o tre settimane dopo si rifà lo stesso assessment. Si guarda attività per attività quali sono state automatizzate e da chi, quante ore sono state liberate e su cosa quelle ore sono state reinvestite. È anche il momento in cui emergono i problemi: le persone che non hanno iniziato, e il motivo per cui non hanno iniziato.

Cosa è successo in aula

La domanda che ha occupato più tempo non è stata tecnica ma sulla riservatezza dei dati: dove finisce quello che si scrive a un modello, e cosa cambia fra un piano gratuito e un impianto aziendale. È la domanda giusta per chi ha documenti sensibili, e la risposta non è la stessa per tutti: si può lavorare senza collegare i sistemi più delicati, oppure costruire un impianto verticale su cloud con i dati che restano su server europei, che è più complesso e più costoso e di solito diventa una fase due.

Il risultato più citato dai partecipanti, però, non è stato tecnico. Mettere reparti e funzioni diverse sullo stesso strumento nello stesso momento ha prodotto quella che l'amministratore delegato ha chiamato una contaminazione: casi d'uso che nessuna delle due funzioni avrebbe visto da sola.

Come continua

La formazione è il punto di partenza, non il progetto. Con Truck Italia parte adesso un percorso di sviluppo insieme: i casi d'uso emersi in aula si trasformano in cose che funzionano da sole, costruite sui processi e sui software che l'azienda usa già.

Una nota sul budget

Per molte aziende una quota rilevante del costo della formazione è coperta da fondi interprofessionali, voucher delle camere di commercio o bandi regionali. Non è automatico e non vale per tutti: dipende dalla forma societaria, dal fondo a cui si aderisce e da cosa è aperto in quel momento. In call si capisce in dieci minuti se il caso rientra, e il consulente del lavoro dell'azienda lo conferma in una telefonata.