Kerby: l'agente AI che gestisce 800 preventivi l'anno per Kerberos Energy

Il contesto

Kerberos Energy progetta e distribuisce prodotti, servizi e software per l'efficienza energetica: sistemi di misura, gestione e ottimizzazione dei consumi per condomini, aziende e installatori. Con un team commerciale in forte espansione e quasi 800 richieste di offerta l'anno, il back office stava diventando un collo di bottiglia. Ogni richiesta richiedeva 15-20 minuti di lavoro manuale: trovare la partita IVA, recuperare la PEC, creare l'anagrafica nel gestionale, allegare i documenti, preparare il preventivo in bozza. Un lavoro ripetitivo, soggetto a errori e incompletezze.

Kerberos aveva già l'idea: creare una mascotte aziendale AI - "Kerby" - che affiancasse le persone senza sostituirle. Dopo aver visto i video di Martes AI, è stato naturale unire le due visioni.

Come funziona Kerby

Kerby è un agente AI che monitora la casella kerberos.energy e le caselle personali del team commerciale. Ogni email viene classificata automaticamente in cinque categorie: richiesta di offerta, ordine, richiesta di informazioni, supporto tecnico e spam. Per ogni categoria parte un workflow dedicato. Il risultato: risposta immediata al cliente, dati già strutturati nel gestionale, nessuna richiesta persa.

Il sistema è costruito su un principio chiave: una sola fonte di dati, usata in tutti i processi. Kerberos ha sempre investito nell'avere le informazioni in un unico database centrale, e questo ha reso l'integrazione di Kerby notevolmente più rapida ed efficace.

I risultati concreti

Il risparmio più evidente è sulla gestione delle offerte: da 15-20 minuti per pratica a zero tempo manuale. Su quasi 800 richieste di offerta all'anno, questo si traduce in oltre 200 ore di back office recuperate - riutilizzabili su attività ad alto valore aggiunto come le chiamate commerciali.

Ma Giampaolo Rocchi è chiaro su cosa considera più importante: la qualità del dato. Prima, i dati anagrafici dei clienti erano spesso incompleti. Con Kerby, ogni contatto che scrive viene arricchito automaticamente: ruolo, cellulare (se presente nella firma), PEC, ragione sociale, affidabilità creditizia. Tutti i documenti allegati alla richiesta vengono caricati nel gestionale. Il database aziendale cresce in modo strutturato, senza dipendere dalla memoria del singolo operatore.

Un esempio emerso durante il go-live: un cliente aveva chiesto schede tecniche di 7-8 dispositivi. Kerby ha risposto in 20 secondi, segnalando anche quali schede non erano disponibili sul sito - mettendo in copia il referente commerciale.

L'adozione interna: da giocattolo a braccio destro

All'inizio il team lo guardava con scetticismo. Non erano stati coinvolti nella fase di progettazione e lo percepivano come qualcosa di astratto. Il cambio è avvenuto quando il sistema è andato live e le persone hanno iniziato a vedere i risultati in prima persona. Oggi arrivano segnalazioni quotidiane su risposte migliorabili - un segnale inequivocabile di adozione: chi segnala è chi usa, e chi usa è chi si fida.

"Oggi si parla di Kerby in azienda" racconta Rocchi. "La gente dice: ho detto a Kerby questa cosa e mi ha tirato fuori quell'altra. Dare un nome e una personalità al sistema è stato fondamentale per renderlo qualcosa con cui le persone interagiscono volentieri, non qualcosa che le sostituisce."

Cosa viene costruito sopra

Il progetto è in evoluzione continua. Oggi Kerby gestisce anche i report dei venditori: un agente manda una mail a Kerby con il resoconto della giornata, e il sistema estrae automaticamente interazioni, stato delle trattative, sentiment, appuntamenti futuri - aggiornando il gestionale senza che il venditore debba aprire nessun software. In sviluppo: un chatbot su WhatsApp con handover contestuale e un sistema di generazione contenuti social alimentato dallo stesso database.

Le API e i punti di integrazione costruiti per Kerby diventano infrastruttura riutilizzabile per ogni nuova funzionalità. Il costo marginale di ogni ampliamento scende progressivamente.