60.000 € risparmiati ogni anno: il Company Brain di Better Bookings

In sintesi: dal problema alla soluzione

• Il problema: un'azienda che si scrive i software da sola, con le informazioni sparse fra applicazioni diverse. Per rispondere a una domanda banale bisognava sapere in quale sistema andare a cercarla, e chiederlo alla persona giusta.
• La soluzione: un Company Brain che tiene insieme quello che l'azienda sa e i canali da cui arrivano le richieste. Telefono, email, WhatsApp e chat finiscono in un unico ambiente, dove il Brain valuta e risponde al primo livello.
• Il risultato: 60.000 € risparmiati ogni anno, e settimane invece di mesi per mettere in piedi automazioni che l'azienda aveva già in lista.

L'azienda

Better Bookings è un tour operator internazionale e una società tecnologica, attiva su sette mercati. Ogni giorno gestisce migliaia di richieste e prenotazioni.

Non è un'azienda che subisce la tecnologia: fin dall'inizio ha scelto di sviluppare internamente le applicazioni con cui gestisce il business, per essere veloce, flessibile e indipendente. È il tipo di cliente più difficile da sorprendere, perché quello che manca lo sa costruire da solo.

Il problema: sapere tutto, sparso ovunque

Il prezzo di quella scelta è che le informazioni finiscono divise fra i sistemi che le producono. Il gestionale sa una cosa, lo strumento di supporto ne sa un'altra, i documenti e le procedure stanno da un'altra parte ancora, e le richieste dei clienti arrivano su quattro canali diversi.

Nessuno di questi pezzi è sbagliato. Il problema è la somma: per rispondere serviva prima sapere dove guardare, e spesso serviva la persona che quel sistema lo conosceva. Il tempo se ne andava nel recupero, non nella risposta.

Cosa abbiamo costruito

Un Company Brain: un unico punto in cui l'azienda è interrogabile. I software restano dove sono e continuano a fare il loro mestiere, ma le informazioni che contengono diventano raggiungibili da una domanda in italiano, senza sapere in quale applicazione stanno.

Sopra ci abbiamo messo i canali. Telefono, email, WhatsApp e chat confluiscono nello stesso ambiente: il Brain legge la richiesta, la valuta e dà la risposta di primo livello. Quello che non è di primo livello arriva a una persona, già con il contesto attaccato.

Il pezzo che non ci aspettavamo

La parte che il fondatore cita per prima non è il risparmio. È che il Brain non è rimasto una cosa dell'IT: è diventato uno strumento dell'azienda, usato da chi non ha niente a che fare con la tecnologia. Impara ogni giorno dalle persone che ci lavorano, e serve anche a far partire i nuovi collaboratori, che invece di chiedere in giro chiedono a lui.

Nelle sue parole non è un software ma un collega digitale. È la differenza fra uno strumento che va spiegato e uno che viene adottato.

Cosa questo caso non dimostra

Non dimostra che il Company Brain sostituisca il team di supporto: le richieste che valgono qualcosa continuano ad arrivare alle persone, con il vantaggio che ci arrivano già istruite. E non dimostra che sia gratis costruirlo: il risparmio è la differenza fra quello che l'azienda avrebbe speso per farlo da sola e quello che ha speso per farlo con noi.

Come continua

Oggi il Brain lavora nelle operation. Il passo successivo, già deciso, è portare lo stesso impianto sulle vendite. Con l'azienda che si dice, a lavoro fatto, di essere solo all'inizio.